Kennis van Algemene Kantoor Prosedures

Elke maatskappy of organisasie het `n besondere manier van sake doen. Effektiewe organisasies oor die algemeen stel reëls en prosedures daar te stel om konsekwentheid, gehalte en goeie kliëntediens te bevorder. Hoewel administratiewe personeellede groot mate afhanklik van hierdie gevestigde prosedures, ander werknemers ook voordeel trek uit die begrip van hoe dinge werk. Algemene kantoor prosedures bestaan uit basiese operasionele take, insluitend beantwoord fone, sorteer pos, te reageer op kliënte en bestel voorrade.

Administratiewe professionele moet `n maatskappy te verstaan`s general office procedures, including phone protocol.

A telefoonoproep is dikwels `n kliënt se eerste indruk van `n maatskappy, so dit is belangrik vir mense om te antwoord met `n behoorlike groet, oor te dra `n positiewe toon en weet hoe om te reageer op algemene vrae. Besigheid telefoon stelsels kan so eenvoudig wees as `n enkele inkomende lyn of `n komplekse multi opstel wees. Werknemers moet weet hoe die fone werk, insluitend hoe om oproepe, plek bellers stuur op te hou, gaan stempos en wissel tussen lyne. Bestuur kan prosedures vir wat sekere oproepe, tydlyne moet aanvaar om te reageer op telefoon versoeke en ander situasies ondervind tydens `n tipiese werksdag spesifiseer.

A telefoonoproep is baie keer `n kliënt`s first impression of a company.

Ontvangs en verspreiding van pos is `n algemene besigheid taak verrig deur administratiewe personeel `n organisasie se. Prosedures met betrekking tot e-pos kan insluit wat ontvang besondere items, hoe om te hanteer gemorspos of ongevraagde stukke en tydlyne vir verspreiding. Bestuur kan ook prosedures vir hoe om uit te stuur e-pos, insluitend die betaling van posgeld, veral briefhoofde of koeverte om te gebruik en Intra Office pos in groter organisasies te vestig. Administratiewe personeel moet verstaan hoe hierdie prosesse werk sodat hulle verantwoordelikhede kan voer in `n tydige wyse, om seker te maak en ander werknemers ontvang nodige dokumente.

Ontvangs en verspreiding van pos is `n gemeenskaplike taak wat uitgevoer word deur `n organisasie`s administrative staff.

Die meeste organisasies het betrekking op `n spesifieke tipe van die kliënt, of dit nou verbruikers, studente, besighede of selfs ander werknemers. Dit maak nie saak die tipe, die voorsiening van gehalte diens is `n belangrike taak. Administratiewe personeellede interaksie met kliënte of kliënte oor die telefoon, via e-pos en persoonlik. Besighede kan prosedures vir hierdie interaksies wat administratiewe werknemers met kliënte te vestig. Hierdie prosedures kan die volgende insluit spesifieke groete of frases te gebruik, verwag houdings, tydigheid van antwoorde en standaard antwoorde op algemene vrae.

Werknemers moet opgelei word om met kliënte.

Omdat werkers by besighede en organisasies basiese voorrade nodig om take uit te voer, is dit dikwels werk `n administratiewe personeellid se om hierdie items te bestel. Sedert bestel voorrade behels die gebruik van finansiële hulpbronne, moet personeellede reëls vir wat verkopers om te gebruik, tipes betaling en wat dit goedkeur aankope te verstaan. Organisasies kan ook riglyne vir die dop van voorraad en die bepaling van wanneer aankope gemaak moet word te vestig. Kennis van hierdie prosesse kan administratiewe personeellede om hierdie verantwoordelikhede uit te voer en te verseker dat kollegas het die gereedskap en voorrade wat nodig is vir hul werk.

Administratiewe personeel moet in staat wees om voorrade te bestel.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante