Kantoor Beleid & Receptionist Pligte

Die primêre plig van `n ontvangsdame is om besoekers te groet en direkte hulle na die toepaslike kantore of administrateurs. Die ontvangsdame is die openbare gesig van enige maatskappy, en moet vriendelik, hulpvaardig en kundige van alle kantoor prosedures en beleide wees. Dit kan wissel van een kantoor na `n ander. Byvoorbeeld, sal `n mediese ontvangsdame moet weet hoe om versekering inligting te bekom van elke pasiënt en hoe om in te samel mede-betaal indien nodig. Hoewel hulle nie nodig het om mediese vrae te beantwoord, moet hulle weet wat om te gelas pasiënte om as hulle `n probleem het. A ontvangsdame in `n wet kantoor moet nie bied regsadvies, maar sy moet weet wat in hul kantoor het die kundigheid om te werk met `n kliënt en stiptelik te rig hom aan daardie persoon.

In sommige gevalle, ontvangsdames is verantwoordelik vir die handhawing van kantoor beleid en prosedures. Spesifieke kantoor beleid sal wissel van een kantoor na `n ander, maar hulle word gewoonlik ontwerp om die veiligheid en welstand van die werknemers en kliënte in die kantoor te beskerm. Kantoor beleid kan die volgende insluit verbod op rook, drink alkoholiese drank en die beoefening van seksuele of verbale teistering in die kantoor of ontvangs area. Baie kantore het ook `n basiese kleredrag, en vereis almal wat in die kantoor om skoene en toepaslike klere te dra. Ander basiese kantoor beleid dek ure van die operasie, faktuur en hoe om kliënte in te lig van enige veranderinge in dienste of fooie. Soos alle werknemers, moet die ontvangsdame bewus wees van kantoor beleid en `n werknemer handboek te alle tye beskikbaar.

In baie kantore, ontvangsdames is verantwoordelik vir die indiening van groot hoeveelhede inligting. Dit kan insluit kliënte se indiensneming rekords, regs- of mediese geskiedenis, adres en kontakbesonderhede, of finansiële inligting. Hoewel werkgewer `n ontvangsdame se volledige toegang tot daardie inligting kan hê, moet die ontvangsdame dit nie deel met iemand buite die kantoor of met ongemagtigde personeel binne die kantoor of werkplek. Kantoor beleid verskaf streng reëls op kliënte reg op privaatheid en dikwels sluit boetes vir die vrystelling van ongemagtigde inligting. Omdat ontvangsdames is toevertrou met `n hoogs persoonlike inligting, moet hulle bewus wees van hierdie beleid en voldoen aan hulle te alle tye. Ontvangsdames moet ook in staat wees om kliënte in te lig van hul privaatheid regte, en enige vrae wat hulle mag hê in verband met hierdie kwessies te beantwoord.