Hoe om Customer Service by die dokter se kantoor Verbeter

Office Design

• Ontwerp die ontvangsdame kantoor in `n ander formaat. `N Aantal ontvangsdames het om op te staan ​​uit hul lessenaar en leun oor om `n klein glasdeur terug te skuif voordat hulle kan praat met `n kliënt. Dit kan help om hierdie glasdeur indien enigsins moontlik verwyder. Plaas die ontvangsdame lessenaar nader aan die wagkamer gebied wat pasiënte toegang tot die ontvangsdame gee. Dit gee hulle die vermoë om te gesels met die sekretaris in `n minder formele wyse.

• Huur die mees bekwame persoon wat jy kan. kantoor se A dokter moet `n ontvangsdame met kennis, vriendelike, beleefd, en professionele hê. Die ontvangsdame moet ook `n uitsonderlike persoonlikheid en houding en `n mens-mens wat daarvan hou om met kliënte. Daar is baie mense wat dokters sal verander omdat hulle nie voel die ontvangsdame was innemend of vriendelike en hulle wil nie om te gaan met hierdie persoon elke keer as hulle besoek die dokter se kantoor.

• Groet die kliënte met `n glimlag wanneer hulle die eerste keer kom en vra hulle hoe jy van diens kan wees. Na afloop van die kliënt reageer, gee hom of haar die knipbord met die papierwerk en vra hulle om asseblief vul dit uit. Vertel die kliënt, "Moenie huiwer om vrae te vra" as daar iets op die vorm wat hulle nie verstaan ​​nie.

• 
  
  
  

  Betrokke te raak in `n klein praat terwyl die kliënt is die invul van die vorm. Die ontvangsdame kan praat oor die weer en vra oor hul familie, terwyl die kliënt is die voltooiing van die vorm. Dit maak pasiënte voel op sy gemak en meer ontspanne oor die besoek van `n dokter se. Dit maak hulle voel dat iemand omgee oor hulle.

• Wanneer die pasiënte die voltooide vorm bedank hulle en laat hulle dan weet dat die dokter binnekort sal wees met hulle. Laat die kliënt weet dat dit nie lank sal wees. Wanneer kliënte weet dat hulle een of twee pasiënte wag voor hulle die wag raak meer draaglik. As die wag gaan buitengewoon lank te wees, laat hulle die rede vir die vertraging weet. Verseker hulle die dokter sal binnekort met hulle.

• Dank die kliënt vir wag. Wanneer die dokter beskikbaar is, gaan na die wagarea en dank die kliënt vir die feit dat so geduldig en laat hom of haar weet die dokter is gereed. Wanneer praat met die kliënte, gebruik hul NAMEA. Begelei hulle na die dokter se kantoor.

• Groet die kliënt op sy aankoms. Toe die dokter die kamer binnekom waar die pasiënt is, moet hy hulle groet by die naam en vra om verskoning vir die wag. Die dokter moet vra wat bring die pasiënt in vandag en voortgaan om die pasiënt in `n professionele beleefde wyse help. Na die diagnose, moet die pasiënt word vertel wat om te doen vir hul spesifieke probleem. Pasiënte moet ingelig word om die kantoor te bel indien hulle enige probleme voor die volgende besoek. Laat die pasiënte weet hulle kan `n woord met die ontvangsdame verlaat en die oproep sal stiptelik teruggestuur word. Dank die kliënte vir die besoek.