Kwaliteit Beleid & Prosedures

Beleide en prosedures uiteen te sit die riglyne wat werknemers moet volg wanneer die uitvoering van hul werk. Die doel van hierdie prosedures is om `n volgehoue ​​hoë-gehalte ervaring vir die kliënt te skep. Wanneer die dokumentasie beleid en prosedures, is daar vrae wat beantwoord moet word vir die gebruiker, wat van die beleid beïnvloed, wat die beleid is, hoe en wanneer om dit te doen, waarom hulle moet toegepas word en enige uitsonderings op die reël.

Wanneer die bou van beleid en prosedures, voorsien die leser met die doel van die prosedure. Hierdie gedeelte sal beantwoord die "hoekom" vraag. Byvoorbeeld, kan `n kliënt diens beleid wees om die telefoon te beantwoord, "Dankie vir `n beroep ABC Company. Dit is Joseph- hoe kan ek jou help?" Die doel van die beleid is om jou te laat die kliënt die maatskappy wat hy doen `n beroep, aan wie hy praat weet en dat hy die aandag van die verteenwoordiger se.

Dokumenteer die werklike beleid / prosedure. In dit, sluit stap-vir-stap aksies wat die werknemer is om uit te voer. As die werknemer om die rekenaar te gebruik, sluit in screenshots, so die werknemer bewus is van wat hy moet sien. Die gebruik van die kliëntediens Byvoorbeeld, as die verteenwoordiger van die oproep moet dokumenteer, moet die screenshots sluit in hoe om toegang te verkry tot die kliënt se rekening. Skryf die beleid / prosedure vanuit die perspektief van iemand wat `n nuwe werknemer wat die prosedure uitvoer vir die eerste keer.

As daar enige uitsonderings op die beleid, dokumenteer die uitsonderings en hoe om te reageer op die uitsondering.

`N segment van elke beleid en prosedure moet die persone en afdelings wat verantwoordelik is vir die uitvoering van dit in te sluit. Ook dokumenteer hoe nie-nakoming raak ander dele van die maatskappy. Insluitend beide stukkies inligting inlig almal waar die verantwoordelikhede lê. Nuwe werknemers sal waardeer om te weet die grense en ook watter departement te kontak indien verdere bystand benodig.

Maatskappye is bekend vir die gebruik van terme vertroud is met dié interne om die maatskappy, wat bekend staan ​​as jargon. Vir jargon wat mag voorkom in die beleid en prosedures, definieer die woorde met behulp van leketaal en gee `n voorbeeld. Akronieme wat onbekend mag wees moet uitgespel in volle en gedefinieer met behulp van alledaagse terme.

Bly op hoogte van die nuutste weergawes van die beleid en dokumenteer dit. Dit verseker dat almal die verrigting van die mees onlangse prosedure. Vir weergawe beheer en te herwerken voorkom, skep `n prosedure vir beleid updates.