Hoe om te skryf `n Professionele Intercompany Memo

Begin jou memo deur die skryf van `n standaard opskrif wat die volgende insluit "Aan:", "From:", "Datum:" en "Vak" op `n aparte lyne. Gee `n paar gedagtes om die gehoor lyn, om te besef dat jy nie kan wens om jou memo te versprei na die hele maatskappy, maar slegs `n paar departemente plaas. Die oppervlakkig opskrif kan lesers om vinnig scan dit en are optel belangrike inligting reg van die begin af - uit relevansie te onderwerp.

Skryf `n kort opening dat dit duidelik, in die eenvoudigste terme moontlik, jou doel om te skryf. Spuit `n paar persoonlikheid, as jy wil, maar hou hierdie byvoeging kort sowel. Byvoorbeeld, as jy `n aankondiging, kan jy skryf, "Na `n besonder lang en uitputtende soek, is ek positief bly om aan te kondig dat ABC Company gehuur XYZ Skrywers Groep na ons volgende geleenthede bemarking pogings te lei."

Wy die liggaam van jou memo - nie meer as twee of drie paragrawe - om uit te brei op jou opening verklaring. antisipeer vrae is belangrik- jy nie wil hê jou memorandum aan meer vrae te genereer as dit nie verskaf antwoorde, maar `n memorandum is nie die forum vir `n volledige, 360-grade bekendmaking, óf. Organiseer die meeste belangrike informasie -- wat werknemers sal wil weet en wat hulle nodig het om te weet - in `n hiërargiese wyse. Ten slotte, in gedagte hou dat `n memorandum selde dien as die "laaste woord" oor `n topic- in werklikheid, dit stel soms in beweging `n volle omvang van die aktiwiteite. So wy die laaste paragraaf van die liggaam van jou memorandum aan "volgende stappe" of "wat gebeur volgende." Byvoorbeeld, in hierdie geval jy dalk wil om te deel wanneer jy die groep skrywers sal stel om jou werknemers.

Maak jou memo op `n opgewekte noot, besef dat jy stuur `n implisiete boodskap vir jou werknemers te volg. Jy kan sê, byvoorbeeld, "Ek weet jy sien uit daarna, as ek doen, om hulle op hierdie opwindende hoofstuk in die geskiedenis van ons maatskappy se. Ek dank u by voorbaat vir u volgehoue ​​entoesiasme en toewyding. "

Sluit `n notering op die heel onderkant van jou memorandum vir relevante aanhegsels, soos dokumente wat jy wil werknemers om te lees of nuwe prosedures wat jy wil hê hulle moet volg. Eenvoudig die woord "Aangeheg:" en die inligting kortliks op te som. In hierdie voorbeeld, kan u `n versameling van die vorige bemarking projekte die skrywers groep se insluit sodat jou werknemers hulself kan vergewis van styl en prestasies van die groep. Wees duidelik oor waar werknemers hierdie inligting kan vind. Byvoorbeeld, of jy `n papier kopie van jou memo plaas op `n bord of e-pos dit die maatskappy se operasionele, seker wees dat werknemers verstaan ​​hoe om toegang te verkry tot die beslaglegging.