Hoe om `n Memo Skryf aan personeel

Hier is die basiese doel en formaat van `n memorandum. Memorandums is gewoonlik interne dokumente wat gebruik word om te kommunikeer met mense. Doeleindes kan die volgende insluit beleid aanmanings, aksie versoeke, verslagdoening `n verandering of die verskaffing van amptelike kennisgewing. Die memo-formaat sluit `n opskrif, inleiding, liggaam, samevatting en afsluiting. Aanhegsels is opgemerk aan die onderkant van die dokument.

Bepaal die doel van jou memo en wat, indien enige, sal aanhegsels ingesluit. Bepaal die ontvangers van die memorandum. Dikwels, toesighouers en bestuurders ontvang afskrifte van memorandums en mag daar `n vereiste om `n afskrif in `n lêer te sluit. Vas te stel wat die memorandum sal sê en komponeer `n rowwe konsep. Kyk na die maatskappy se beleid vir die gebruik van `n briefhoof wat goedgekeur is vir memorandums.

Voltooi die opskrif, wat begin met die ldquo-Date.rdquo- Sluit name en titels van primêre ontvangers in die ldquo-Tordquo- artikel. Dit mag wees een of meer persone, of dit kan `n groep mense, soos almal rekening bestuurders spesifiseer. Sluit in die ldquo-ccrdquo- artikel die name en titels van diegene wat kopieë van die memorandum sal ontvang. Sluit in die ldquo-Fromrdquo- artikel die naam en titel van die persoon stuur die memorandum. Sluit in die ldquo-Subjectrdquo- artikel `n kort titel beskrywing van die doel van die memorandum.

Sluit in `n inleidende paragraaf wat die doel van die memorandum verduidelik, bied agtergrond vir die doel en gee `n oorsig van wat sal volg in die daaropvolgende paragrawe. Sluit `n waarskuwing vir lesers as die memorandum bevat beleid of ander belangrike inligting.

Sluit inligting in die liggaam, of hoofteks, van die memorandum wat uitbrei op die inleiding in en oorsig. Byvoorbeeld, die agtergrond wat gelei het tot `n verandering in beleid. Afsonderlike en bestel die paragrawe volgens inhoud. Gebruik kort paragrawe oor die hele memorandum. Hierdie afdeling kan wees een of twee paragrawe of `n paar bladsye, afhangende van die doel van die memorandum.

Voeg die opsomming en sluiting. Die opsomming mag nie nodig vir een-bladsy memorandums wees, maar dit kan nuttig met `n lang dokumente met komplekse inligting of instruksies te wees. Naby dank die leser en bied jou hulp in die beantwoording van vrae of die verduideliking van die memorandum inhoud. In die afwesigheid van `n opsomming, sluit in `n kort opsomming in die slotparagraaf. Inlig lesers as die inhoud memo is vertroulik.

Nota aan die einde van die memorandum `n lys van die memorandum genoem aanhegsels. Gebruik die woorde ldquo-Attachedrdquo- of ldquo-Enclosedrdquo- om die lys van aanhangsels aan te dui. Sluit nie aanhegsels wat nie gekla nie in die memorandum.

Teken die memorandum. Memo skrywers gewoonlik aanvanklike of teken memorandums in die opskrif artikel, langs die ldquo-Fromrdquo- inskrywing. `N Formele memorandum kan `n volle handtekening en datum lyn aan die einde van die dokument vereis.