Hoe om `n kliënt Service telefoonoproep te maak

stappe

Voor kontak met `n maatskappy, neem al die nodige dokumente, naamlik rekeninge, kwitansies, waarborg kaarte, model en reeksnommers, enige vorige kommunikasie rekords, ens Met hierdie dokumente geredelik beskikbaar sal u in staat stel om die oproep so doeltreffend as moontlik te hanteer. Dit sal ook help om jou gedagtes te organiseer en laat jou toe om jou probleem beter te verwoord.

Definieer die resolusie. Weet wat jy verwag van die oproep en wat sal jy weer `n gelukkige kliënt.

Hou `n skriftelike rekord van alle kommunikasie plaasgevind met `n maatskappy. Reël jou notaboek sodat jy duidelik die volgende inligting kan dokumenteer:

&# 61623- Tyd en Datum van Call: Kyk na jou horlosie aan die begin van die oproep en skryf die tyd en datum. Dit laat jou toe om te hou hoe lank jou eerste kontak duur, en dit gee jou `n punt van verwysing vir later oproepe.

&# 61623- Naam van Verteenwoordiger: Baie maatskappye het `n hele paar Janes of Johns werk vir hulle. Neem die volle naam van die verteenwoordiger se of hul werknemer ID-nommer.

&# 61623- ligging van Call Center: Maak seker dat jy weet watter kantoor julle geroep. Maatskappye het dikwels veelvuldige inbelsentrum plekke.

&# 61623- hoeveelheid tyd wat spandeer op hold: Neem die hoeveelheid tyd wat jy het op te hou voordat jou aanvanklike kontak en die bedrae van tyd aan te teken gewag tydens die oproep. Tyd is geld en indien die maatskappy jou tyd mors, moet jy in staat wees om hulle te laat weet presies hoeveel tyd hulle jou skuld.

Onthou dat die verbruikers is altyd reg. Die voorbereidings jy voordat jy die oproep sal jou help gemaak verwoord jou probleme en wat jy wil bereik uit die telefoonoproep. Moenie toelaat dat die verteenwoordiger boelie jou. As `n verbruiker, is jy geregtig om gehoor te word en as jy slegte diens of `n gebrekkige produk ontvang het, is jy geregtig op vergoeding.

In gesprek met die verteenwoordiger seker te maak die volgende sake word aangebied:

&# 61623- Die produk of diens wat jy doen `n beroep oor.

&# 61623- Datum van aankoop, transaksie, of diens plaasgevind het.

&# 61623- ligging: Waar het jy die produk koop of te ontvang die diens?

&# 61623- Probleem met die item: Waarom maak julle die roeping? Wat is gebreek? Wat diens was sleg? Wat transaksie het verbrou?

Kry die probleem op die tafel as doeltreffend en effektief as moontlik te maak. Moenie jou tyd mors met `n verteenwoordiger indien hulle nie die persoon wat jou kan help. `N Kort beskrywing van die probleem sal toelaat dat jy en die verteenwoordiger weet of jy te doen het met die regte persoon.

Sodra jy die probleem geïdentifiseer het en bevestig dat die persoon met wie jy praat gemagtig is om te help, vertel hulle jou verwagting. Verteenwoordigers is beperk in wat hulle kan doen. As die persoon aan die ander kant klink soos hulle nie kan help nie, gaan direk na Stap 4.

As jy meer as vyf minute praat met `n verteenwoordiger spandeer en sien geen teken van `n besluit, dit is tyd om te beweeg van die leer. Óf dat verteenwoordiger nie verstaan ​​jou behoeftes, of hulle is nie bevoeg of gemagtig is om te help jy dit op te los.

Wanneer jy is verskuif na `n ander verteenwoordiger begin stappe 1-3 weer. Die dokument wat jy geskep opname van jou oproep sal deel van jou krag wees.

Nadat jy al die nodige kanale gegaan het en opgelos jou probleem, moet jy altyd opvolg en laat die maatskappy weet wat jy dink van hul diens.

Die groot ding oor opvolg, is dat dit dikwels lei tot verdere besluit. Dit help ook om jou maatskappye wat omgee vir hul kliënte te identifiseer. As die maatskappy reageer en bied verdere resolusie in die vorm van maatskappy coupons of `n uitnodiging om hul diens weer te probeer, dan is jy ten minste weet dat jy waardevol vir hulle is. As hulle nie reageer nie, dan weet jy dat hulle net uit vir hul eie belang en dat Customer Service is nie hul prioriteit.

Wenke