Hoe om `n kliënt Service Proses Vloeidiagram Maak

`N kliënt diens skedule is `n diagram wat die volgorde van stappe `n maatskappy neem om te gaan met `n kliënt diens versoek of navraag illustreer. Die vloeidiagram help kliënte diens personeel hanteer versoeke doeltreffend in lyn met beleid en prosedures maatskappy en verseker goeie diens.

Kliënte kontak maatskappye met verskillende soorte versoeke deur verskillende vorme van kommunikasie. Lys die punte van kontak, bekend as touchpoints. Dit sluit telefoon, e-pos, brief, webwerf, van aangesig tot aangesig en sosiale media. Kliënte kontak hierdie touchpoints om inligting te bekom, navraag te doen oor die prys en beskikbaarheid, `n bestelling plaas, maak `n diens versoek of kla.

Vir elke touchpoint en tipe interaksie, lys die stappe wat nodig is om te hanteer en op te los die versoek. As `n kliënt kontakte `n oproepsentrum om `n diens versoek te plaas, byvoorbeeld, die belangrikste stappe sluit in die beantwoording van die oproep binne duidelik gedefinieerde tyd perke, die opening van die kliënt se rekening inligting en diens geskiedenis, opname besonderhede van die versoek, die skep van `n nuwe geval, nagaan die beskikbaarheid van `n diens ingenieur, adviseer die kliënt van die besoek datum, opname verslag van die ingenieur en die sluiting van die geval. Teken die proses op `n stuk papier of gebruik plak notas, om elke stap in `n boks.

Teken of herrangskik die stappe in volgorde. Voeg meer bokse as alternatiewe optrede nodig is by elke stap. As `n kliënt `n beroep om `n bestelling te plaas, byvoorbeeld, wys alternatiewe optrede as `n produk is uit voorraad of nie meer beskikbaar nie.

Die gebruik van terugvoer van kliënte, te identifiseer stappe in die proses waar moontlike probleme kan voorkom. Wanneer kliënte bel met tegniese navrae, byvoorbeeld, inbelsentrum agente mag nie die kennis of inligting aan `n onmiddellike antwoord verskaf het. Bou alternatiewe stappe in die vloeidiagram om die probleem te oorkom. `n stap wat gee agente toegang tot `n kennis databasis te voeg of toe te laat agente om terug te bel na oorleg met `n tegniese spesialis verseker die kliënt `n bevredigende antwoord ontvang.

Hersien die konsep-weergawe met kliëntediens werknemers te verseker die proses korrek en haalbaar is. Om die grafiek te voltooi, gebruik spesialis kommersiële sagteware of `n vloeidiagram aansoek in `n woordverwerkingsprogram of sigbladprogram. Die finale weergawe moet inkorporeer algemeen gebruik simbole soos bokse vir stappe, pyle om volgorde te wys, diamante om alternatiewe aksies en ovale vir begin en einde punte aan te dui.

`N vloeidiagram is `n nuttige instrument vir die opleiding van werknemers, die monitering van prosesse en die identifisering van areas vir verbetering. Versprei afskrifte aan kliënte diens werknemers, toesighouers, bestuurders en opleiding van personeel. Werk die grafiek in lyn met terugvoer van kliënte en operasionele ervaring.