Hoe om Minute in `n Vergadering aanvaar

Vas te stel of `n kworum teenwoordig is by die huidige vergadering is. `N Kworum word gedefinieer as die minimum aantal lede wat nodig is om `n mosie te keur en maak finale besluite soos per die verordeninge van die vereniging of groep. Sonder `n kworum, mag geen amptelike vergadering plaasvind.

Lees, of het die sekretaris van die vereniging, raad of `n groep, lees die notule hardop uit die vorige vergadering, en let op die wat in die bywoning en alle aksies wat geblyk.

Bespreek die notule van die vorige vergadering, om enige regstellings voor goedkeuring. Bespreking moet feitelike en vriendelik, nie die opening van ou debatte of konflikte.

Bel vir `n mosie van die vloer. Die president of die voorsitter van die direksie, groep of vergadering vra vir `n mosie om minute die vorige ontmoeting se werk aanvaar as lees of met bespreek veranderinge soos aangedui. Die beweging kan gemaak word deur enige stemgeregtigde raadslid en benodig deur iemand anders te gesekondeer. Die vorige notule moet aanvaar word voordat die huidige vergadering kan voortgaan.

Vra al die deelnemers om te stem vir die notule aanvaar. Dit word gedoen deur middel van `n opsteek van hande, deur stem of deur die voorsitter vra elke deelnemer individueel. Maak `n aantekening in die notule van die huidige vergadering wat die vorige aanvaar.

Kry `n afskrif van die vergadering agenda, om vas te stel wat bespreek moet word. Dit sal die vloei die minute geneem moet word uiteen te sit. Onder Robert se Ordereëls, as `n punt op die agenda, die vorige vergadering minute moet gelees en aanvaar voordat die vergadering begin.

Sit langs die persoon wat as voorsitter van die vergadering om duidelikheid te verkry as die vergadering vorder. Gebruik `n bandopnemer te verrigtinge vang en te verifieer notas wanneer die vergadering is verby.

Skryf die titel van die notule, die registrasie van die datum, tyd en plek van die vergadering, asook die name van elke deelnemer aan die vergadering.

Neem notas as die vergadering voort, maak `n aantekening van elke item agenda wat bespreek word. Neem die name van diegene wat mosies maak, asook of hulle aanvaar of verwerp. Skryf neer hoe hierdie besluit geneem is, hetsy deur middel van `n opsteek van hande of `n ander metode.

Op skrif te stel vergadering notas so gou as moontlik na die einde van die vergadering, terwyl die gesprekke is nog vars.

Gebruik die templaat van vorige vergaderings te skryf die huidige minute. As daar is geen vorige minute, skep `n sjabloon, duidelik te stel die titel van die vergadering, datum en deelnemers.

Toon duidelik enige besluite gemaak, met volledige besonderhede van wat daardie besluit is.

Heg enige bykomende dokumente tydens die vergadering met die notule as `n bylaag in te sluit.