Hoe om Dokumenteer Vergadering Notule

Dokumentering vergadering minute behoorlik vereis `n groot deel van die organisasie en aandag aan detail. Want die vergadering minute word dikwels regsdokumente, is dit belangrik om besprekings akkuraat op te som. Maak `n rugsteunkopie en bêre dit in `n veilige plek, en ekstra kopieë versprei om betrokke partye. Met die praktyk, word dit baie makliker om te dokumenteer vergadering minute akkuraat en bondig.

Dinge wat jy nodig het

• Ontmoet agenda
• Afskrif van Ordereëls Robert se

Kom vroeg, om jou laptop opstel en gereed om te gaan. Let op die datum, tyd, plek en lys van deelnemers. Rekord soveel van die vergadering bespreking as moontlik is vir jou tik spoed. Moenie bekommerd wees oor spelling of grammatikale foute. As jy `n belangrike stap mis, soos die afsterwe van `n mosie of aksie item, dit is okay om die vergadering bygewoon het vra om die bewoording te verduidelik. Stoor die dokument af om enige verlies van data te voorkom.

Wysig jou vergadering minute so gou as moontlik na die vergadering, wanneer jou geheue van die bespreking is nog vars. Reg te stel enige spelling of grammatika foute en verseker opmaak is in ooreenstemming regdeur die dokument. voeg `n "konsep" watermerk om lesers wat die minute nog nie goedgekeur en amptelik in kennis te stel. Stoor die lêer met behulp van `n lêer naam wat maklik is om te identifiseer en te onderskei later, soos "StrataCouncilMinutesDecember5".

Stuur die minute na die vergadering stoel of `n ander aangewese om die bespreking te hersien persoon. Wysig die minute weer, gebaseer op die terugvoer wat jy ontvang. By die wysiging, wees versigtig om die integriteit van die notule in stand te hou. Moenie enige bespreking wat nie voorgekom het nie, of te verwyder enige bespreking wat plaasgevind het nie voeg. Stoor die lêer weer.

Hou die "Konsep" watermerk in die dokument tot die notule ontvang formele goedkeuring. Dit kom gewoonlik by daaropvolgende vergaderings van dieselfde komitee.

Sodra die komitee die notule goedgekeur, verwyder die "Konsep" watermerk en weer stoor die lêer. Versprei die goedgekeurde minute om die komiteelede indien nodig.