Hoe om te skryf en te versprei Notule van `n vergadering

Vrou neem van notas tydens `n vergadering (Foto: George Doyle / Stockbyte / Getty Images)

Of dit nou vir `n condominium vereniging of multinasionale korporasie, vergadering minute vorm die wetlike basis vir enige aksies wat geneem is deur die groep. Bewilligings, beleide, aankope - enige aktiwiteit van die korporasie, nie-winsgewende of-winsgewende - moet in minute. Sommige organisasies is meer informele as ander - jy sal waarskynlik nie gehoor `n buurman te skuif na `n mosie ter tafel in `n kerk komitee lê - maar almal moet werk volgens besluite wat deur hul beheerliggame. Minute bewys van dié aksies en hul voorneme te definieer.

Wees voorbereid

Beplan vooruit. Bymekaar laat kom die agenda en `n lys van lede of deelnemers aan die vergadering in die hand voor die vergadering. As jou groep nie gewoonlik werk met `n agenda, aan te moedig om dit te begin doen om fokus te behou. Vind uit hoeveel lede is nodig om sake te doen, sodat jy kan die teenwoordigheid van `n kworum wel in die notule indien nodig.

Maak `n sjabloon te gebruik vir jou notas. Sluit ruimtes vir datum, tyd en plek, en `n lys van lede te merk deelnemers en afwesighede. As die vergadering behels openbare insette, sluit lyne vir name en die kwessies elke adresse. Verskeie webwerwe soos Meetingtemplates.com bied gratis templates vir `n verskeidenheid van tipes van samekoms.

Vul in datum, tyd, plek, deelnemers en kworum inligting by die vergadering. Nota wat die vergadering tot orde geroep en die tyd. As dit moontlik is, vra lede van die publiek in die bywoning om hul name te registreer sodat jy nie hoef te vra hoe om dit te spel. In groot lidmaatskap groepe, sirkuleer `n teken-up vel te dubbel seker u bywoning kontrolelys.

uit te voer akkuraat

Neem elke uitgawe, en enige optrede op elke. sluit altyd die naam van die lid wat die beweging gemaak. Die eerste beweging is oor die algemeen om die notule van `n vorige vergadering, gevolg deur `n verslae komitee aanvaar. Sluit aanbevelings en enige optrede in reaksie. Bewaar geskrewe verslae komitee met die laaste minute in te sluit. Moenie probeer om gesprekke te som.

Let op die name van diegene wat voor te stel, te verskuif of anders advokaat aksie saam met `n akkurate herhaling van elke beweging. Baie organisasies ook die persoon wat sekondes die beweging aan te teken. Moenie huiwer om te vra vir herhaling of verduideliking - hierdie amptelike rekord bind die groep om spesifieke aksie.

Rekord stemme volgens die stelsel van jou organisasie. Jy sal ten minste `n telling van stemme nodig. Sommige groepe het ook name by te voeg en te teken hoe elke individuele gestem.

Neem die tyd en metode van verdaging. Teken jou naam as sekretaris-minuut-bewaarder.

Deurvolg

Skryf minute dadelik, terwyl die vergadering is vars in jou gedagtes. Kry hulle om die leier vir goedkeuring binne `n dag of twee saam met `n lys van verslae of uitstallings.

Stuur minute aan lede en deelnemers wat hulle versoek het per e-pos, First Class pos, `n gedeelde inligting soos Microsoft OneNote of wolk program soos Google Drive.

Berei `n amptelike afskrif en heg oorspronklike verslae en uitstallings vir die permanente rekord.