Hoe om `Out Vergadering Notule

Gebruik die vergadering agenda as die riglyn vir jou vergadering minute skryf. Die agenda vergadering is riglyn die vergadering se. Dit updates die deelnemers en dit laat hulle die doelwitte, hul rolle in die bereiking van hulle en watter spesifieke items is aan hulle te leer ken. Sedert die vergadering is gebaseer op `n agenda, die agenda word die gids tot die skryf van die notule.

rolle die deelnemers `n kort beskrywing van wat op die vergadering of projekte ter sprake. Verduidelik rol elke deelnemer se te help om die nie-deelnemers weet wat vir watter departement en vir watter spesifieke doel bygewoon. Waarin rolle die deelnemers `verseker elke persoon die vergadering bywoon doelgerig. rolle die deelnemers `is belangrik vir die vergadering fasiliteerder en die deelnemers, so ontmoet besprekings gaan voort sonder om te verval met voorheen bespreek onderwerpe.

Beklemtoon die doelwitte van die vergadering deur hulle duidelik te stel. Byvoorbeeld: om besluite te neem, om idees te versamel of tot die span oor die vordering te werk. Lys doelwitte help lesers van die notule duidelik verstaan ​​doel van die vergadering se. Die doel of doelwitte gedeelte is wat baie senior bestuurders lees- as hulle nie nodig het om betrokke te wees in die doelwitte, is geen verdere leeswerk nodig. As `n bestuurder het `n gevestigde belang in die doelwitte, kan hy kies om die volgende vergadering by te woon.

Skryf die geneem in die vergadering besluite. Let op al die besluite gemaak en bespreek aan die agenda van die volgende vergadering te bepaal. Uitskryf die besluite in staat stel om deelnemers en nie-deelnemers aan hersiening indien enige opvolg aktiwiteite vereis van hulle, waarvoor hulle dan kan voorberei. Besluite uitgelig in die vergadering, sal opgevolg word nie, tensy verdere bespreking is nodig in `n ander vergadering, wat `n besluit op sigself sou wees. Vaslegging en deel die geneem in `n vergadering besluite is van kritieke belang om akkurate, bruikbare minute.

Skryf "Volgende stap" take met naam `n verantwoordbare individu se langs hulle. Hierdie stappe staat stel om die vergadering fasiliteerder om voor te berei vir die volgende vergadering sowel as vir deelnemers en nie-deelnemers om bewus te wees van wat hulle is verantwoordelik vir post-vergadering. Dit verseker dat individue voor te berei vir die volgende vergadering, hetsy deur die voltooiing van hul take of hulle delegeer aan iemand anders wat hulle kan voltooi en die volgende vergadering by te woon.

Stuur `n konsep van die vergadering minute om die deelnemers. Die konsep sal deelnemers in staat stel om die notule te wysig deur die opdatering van notas, die volgende stappe en besluite te neem. `N Konsep review verseker dat alle inligting korrek is gevange geneem en dat individue te bestuur take wat aan hulle of departement. As deel van die konsep hersieningsproses, bied `n sperdatum vir alle deelnemers op kommentaar. Indien geen wysigings ontvang, is die notule beskou deur alle partye aanvaar te word.

Stuur die vergadering minute. Sodra al die terugvoer is versamel, stuur die vergadering minute om alle individue wat genooi is om die vergadering. Kopieer ander werknemers of deelnemers wat nodig het om ingelig te word. Die notule moet binne 24 uur gestuur word vanaf die einde van die vergadering of 12 uur voor die volgende vergadering, wat ook al eerste kom.