Oor Business Vergaderings

Besigheid vergaderings kan óf `n nuttige manier om inligting te noodsaaklike personeellede of `n drein op waardevolle hulpbronne maatskappy kommunikeer nie. Organisering en uitvoer van effektiewe vergaderings is `n vereiste vir baie posbeskrywings. Daar is verskeie tipes vergaderings. Span en status vergaderings is twee van die mees algemene.

Besigheid vergaderings voorkom vir verskillende doeleindes. Afhangende van die doel en die aard van die vergadering is daar spesifieke formaat en doelwitte vir elke. Spanvergaderings is een van die mees gereelde geskeduleerde vergaderings in die sake-omgewing. Uitvoer span vergaderings is `n toets van leierseienskappe. Baie bestuurders bloot `n vergadering, verwag dat almal om voorbereid te wees vir enigiets te bespreek, en uitstuur geen agenda vir wat om te verwag. Skedulering vergaderings met min gedagte vir beplanning of `n duidelike doelwit is `n betroubaar manier om te misluk.
So hoe is `n effektiewe vergadering te hardloop? Om mee te begin, deeglike beplanning, `n verklaarde doelwit en `n gedetailleerde agenda moet aan al die deelnemers ten minste `n week voor die vergadering gestuur word. Die doel moet duidelik en bondig wees. Hou die omvang van die vergadering binne `n redelike tyd. Tensy die vergadering is `n werksessie aan `n proses `n deurlopende probleem te definieer of te los, moet die lengte oorskry nie een uur. Verskaf tyd perke vir elke item agenda.
Die vergadering moet ook begin op tyd. Elke punt op die agenda moet bespreek word, om versigtig te wees om die bespreking met betrekking tot die genoteerde onderwerp te hou. skuif op na die volgende onderwerp - indien die bespreking niks in die pad van die verskaffing van noodsaaklike inligting of die oplossing van `n probleem is vervul. As `n nuwe onderwerp meriete verdere bespreking, neem kennis van die onderwerp en sluit die item op die agenda vir die volgende vergadering. Status vergaderings word verskillend hanteer. Projekbestuurders gebruik dikwels status vergadering om projekplanne, belanghebbendes werk te hersien, en die bestuur van die afhanklikhede tussen konkurrente take. Die agenda vir hierdie tipe vergaderings is gewoonlik baie meer spesifiek as `n algemene vergadering. Status is berig oor `n projek, rekening, of kliënt. Die doel van hierdie tipe van samekoms is vir alle deelnemers aan die gang op hul individuele take aan te dui ten einde die status van die hele projek te evalueer.
Tegnologie voorsien doeltreffende instrumente om die beste gebruik van tyd te ontmoet en te maak. Microsoft Project en Microsoft Outlook bied waardevolle gereedskap te skeduleer, deel inligting, en werk projek take - soms uitskakeling van die behoefte om selfs `n aangesig-tot-aangesig ontmoeting. Microsoft Word sluit `n agenda towenaar wat kan help om `n agenda met al die belangrike inligting.

Na `n strategie vir die uitvoer van effektiewe vergaderings sal kommunikasie en die deel van inligting te verbeter en skep minder angs onder deelnemers aan die vergadering. Dit sal ook `n meer gefokusde spanne en minder verlore tyd. Projekbestuurders sal ontwikkel meer effektiewe kommunikasie en leierskap vaardighede, en sal vind dat hul projek planne meer akkurate en up-to-date sal wees. Die gebruik van hierdie instrumente met die wenke hierbo vervat sal verseker `n suksesvolle vergadering. Dit sal ook die ontwikkeling van effektiewe leierskap en kommunikasievaardighede sowel.

Skedulering `n vergadering is eenvoudig - maar nie verseker dat dit `n nuttige doel sal dien. Te veel vergadering organiseerders skeduleer vergaderings met min aandag aan beplanning en organisering.

Spanvergaderings verskaf inligting en status inligting wat nuttig is vir lede van groepe wat `n gemeenskaplike doel het, is. Dit kan óf deur funksie, departement, doelwitte of projekte.

Proses vergaderings is geskeduleer om `n stel prosedures en sakeprosesse uit verskillende werk take en funksies ry. Hierdie vergaderings streef daarna om die algehele besigheid proses te verbeter en sluit al die verskillende werk rolle betrokke.

Status vergaderings word gehou om vorderingsverslae op `n gegewe projek, kliënt of rekening te voorsien. Die doel van hierdie vergaderings is om inligting en vooruitgang op die take aan elke individu te voorsien.

Een-tot-een vergaderings is individuele vergaderings met die doel om die uitruil van inligting spesifiek met betrekking tot die individu, of van `n vertroulike aard.

Korporatiewe byeenkomste dien `n belangrike rol in die verspreiding van inligting, die verskaffing van status projek, en die fasilitering van kommunikasie tussen spanlede. Die uitvoer van hulle in die mees doeltreffende wyse vervul die deur die organiseerder stel doelwitte, en verseker dat die maatskappy tyd en hulpbronne nie vermors word nie.