Hoe om `n groot prosedures en beleide te ontwikkel

Effektiewe beleid skrif is moeiliker as wat dit lyk. Die grootste uitdaging wat mense het tydens die skryf van óf prosedures wat gevolg moet word of beleid is wat gewoonlik vir interpretasie is die behoud van hul teikengehoor in gedagte wanneer die skryf van. Beleide en prosedures niks beteken as mense óf sal hulle nie lees of kan dit nie verstaan ​​nie.

Dinge wat jy nodig het

• `N Harde kopie van enige proses of prosedure wat sal beïnvloed of kan beïnvloed word deur wat jy skryf.
• Iemand uit die gebied wat die proses sal bydra tot proeflees die finale konsep.

Die enigste manier om `n werklik goeie prosedure skryf is om te spandeer tyd doen wat dit ookal is wat jy skryf oor. Alle dikwels bestuurders en ander kantoor mense probeer om beleid en prosedures oor iets wat ek sal verwys na as die Ivory Tower skryf. Die waarheid is, tensy jy uit die kantoor en praat met die mense wat sal beïnvloed word deur wat jy skryf. Jou geskrifte sal hul doel dien nie en meer belangrik niemand sal die moeite om te lees of te probeer om te voldoen aan hulle.

Daar is 2 hoof metodes vir die dokumentasie van `n proses. Jy kan die geskrewe woord te gebruik as in die voorbeeld wat verskaf of jy kan `n skedule gemaak in `n vloeidiagram program soos Microsoft "VISIO", nog `n voorbeeld verskaf gebruik. Elke tipe dokument dien `n spesifieke doel en elkeen het sy plek in die werksomgewing.

Die Vloeidiagram proses is `n goeie manier om te gaan vir die eenvoudige opdrag take soos jy kan sien uit die voorbeeld wat jy kan `n baie van onderrig te gee in `n klein ruimte en dit is maklik vir iemand om te volg. So as jy `n posisie wat jy het `n hoë omset in of jy `n paar werknemers gebruik om die werk take dek, kan dit die manier om te gaan. Die vloeidiagram kry om die hart van die take en laat baie min ruimte vir interpretasie. Sowel daar is `n paar dinge wat net baie hard in woorde om te sit en `n vloeidiagram net werk beter.

Die skriftelike proses het sy plek as goed en dit lyk of die beste werk wanneer dit gebruik word in plekke waar óf `n groot deel van die verduideliking is nodig of waar `n paar dinge kan gelaat word vir interpretasie deur die operateur of persoon wat die spesifieke taak. `N Woord van waarskuwing met die skriftelike proses, weet jou teikengehoor wanneer skryf of jy sal skryf vir niks.

Sowel as die proses wat die geskrewe woord vereis, departementele beleid is gewoonlik op skrif. Soos gesien in die voorbeeld wanneer ek probeer om dinge wat `n algehele effek op die mense van die gebied of departement het te kommunikeer, is beleid gewoonlik die beste geskryf in bullet punte hou hulle kort en tot die punt. Geskrewe beleid wat langdradig is en lank gewoonlik nie ontslae te lees en dan wanneer dit tyd is vir die handhawing van die genoemde beleid wat jy sal hê werknemers eis onkunde omdat hulle die beleid nie kon verstaan ​​nie.

By die skryf van `n beleid of prosedure wat jy moet: 1. Ken jou teikengehoor. 2. Bestee tyd jouself uitvoering van die take wat jy gaan om te skryf oor. 3. Weet wat ander as enige prosedures of beleid sal beïnvloed word deur wat jy skryf en probeer op papier vas te lê. 4. Spend tyd ook kyk na die proses gebeur dat jy probeer om te skryf oor of vloeidiagram. 5. Gebruik iemand uit die werklike proses en werk taak area te help brein storm wat behoort te wees in die dokument, sowel as bewys lees die dokument.

Wanneer die skep van `n vloeidiagram van `n proses: 1. Neem die tyd om elke taak taak jouself uit te voer en vra soveel vrae as wat dit neem om te kry elke veranderlike opgemerk. 2. Neem notas wanneer praat met die mense die verrigting van die werk take. 3. Ek wil `n groot wit bord en gebruik post-it notas tot die werklike uitleg van die vloeidiagram te ontwikkel. 4. Kry `n goeie vloeidiagram program wat die werklike taak van die maak van die vloeidiagram as pynloos as moontlik maak. As jy probeer om die vorms te gebruik in Excel of PowerPoint om die dokument te skep wat jy sal kry net gefrustreerd. Ek hou van VISIO van Microsoft. Daar is baie ander ook.

Laastens, bereid wees om jou dokumente te verander. As jou probeer skep konsekwentheid deur die dokumentasie van jou prosesse dan sal jy ook in `n toestand van voortdurende verbetering en met dit kom verbeterings en veranderinge aan elke proses en beleid. Niks in besigheid is beton, hoe beter jy die opstel van jou dokumente te maak vir redigering, hoe minder pyn sal jy elke keer as `n verandering is gemaak voel. Maak ook `n lys van elke proses wat jy wil uit te karteer vir dokumentasie, sal jy dit baie makliker as probeer om al die prosesse onthou vind.