Hoe om te skryf `n brief aan `n ontevrede kliënt

Maak nie saak hoe goed jy is geneig om jou motor, kan dit nog steeds af te breek op jou onverwags. Dieselfde geld met kliëntediens. Wanneer ons met `n ontevrede, ontevrede of kwaad kliënt, neem `n diep asem en onthou wat Microsoft stigter Bill Gates keer aangeraai: ". Jou mees ongelukkige kliënte is jou grootste bron van leer" Of die kliënt is verkeerd of reg, fokus op die ontdekking van verborge lessons- dan jou reaksie, geskryf of andersins, sal opregtheid, nuuskierigheid, nederigheid en `n gretigheid om te werk met jou kliënte as `n sakevennoot, beide op die druk saak en verder uit te lok.

Reageer vinnig, want `n lag in reaksie verdere ongelukkigheid jou kliënt se mag vererger. Die eenvoudige vergunning van `n reaksie sal frustrasie te ontlont en weerhou jou kliënt van stygende haar klagte en gehoor deur die gebruik van aanlyn sosiale media of webblad "megafoons."

Gerusstel jou ongelukkig kliënt. Noem dat jy bewus is van haar ontevredenheid is en is dadelik ondersoek die klagte. Druk jou kommer en bied `n opregte verskoning. Staat ook jou begeerte om meer oor die kwessie te leer, veral as besonderhede nie bekendgemaak is by die aanvang, sowel as jou gretigheid om die kwessie vinnig op te los. Stel `n datum vir `n telefoonoproep of van aangesig tot aangesig ontmoeting.

Doen navorsing oor die kwessie van `n kliënt diens perspektief in die tussentyd. Kry die standpunte van werknemers, spanlede of enigiemand anders wat dalk betrokke was inh die ongelukkige situasie. Neem `n objektiewe, feitesending benadering eerder as `n beskuldigende toon dat die situasie verder kan aanblaas. Jou doelwitte is eenvoudig om `n handvatsel op die feite in orde te kry om `n probleem te verhoed herhalende in die toekoms en om `n redelike besluit om dringende kwessie van jou kliënt te bepaal.

Praat met jou ongelukkig kliënt. Laat haar toe om haar frustrasie of ontevredenheid rustig en sonder onderbreking vent. Toe sy genoeg het bedaar, draai die gesprek na die oplossing van die probleem. Stel `n spesifieke oplossing wat haar misnoeë vinnig en sinvol sou verlig. Gaan voort met die bespreking totdat jy albei saamstem oor `n plan van aksie, en dan vas te stel `n tydraamwerk vir die implementering daarvan.

Dokumenteer die ongelukkige kwessie, jou opvolg gesprekke en finale ooreenkoms in `n formele brief. In stand te hou `n professionele, nederig en dankbaar toon. Vra om verskoning weer vir die ongerief en ontevredenheid veroorsaak word deur die uitreiking. Dankie jou kliënt vir haar eerlikheid en terugvoer, wat noodsaaklik is vir die verbetering van jou produk of diens is. Indien van toepassing, beskryf die maatreëls wat jy instel om dieselfde probleem te voorkom dat dit weer gebeur. Druk jou hoop en optimisme vir `n sterker verhouding tussen jou en die kliënt.