Hoe om te skryf `n brief van verskoning vir Kliënte

Ten spyte van jou beste pogings, sal kliënte kry vryf die verkeerde manier van tyd tot tyd. (Foto: Digitale Vision./Digital Visie / Getty Images)

Probeer soos jy dalk om die beste diens moontlik te voorsien, sal daar onvermydelik wees oomblikke waar daar jy ontsteld kliënte sal hê. Sommige voorvalle kan alleenlik jou skuld wees, terwyl ander mag voortspruit uit `n opportunistiese kliënt probeer om iets vir gratis te kry via `n vertoning van faux woede. In elk geval, is dit noodsaaklik dat jy die probleem aan te spreek met vriendelikheid en takt, as `n omgekrapte kliënt het die vermoë om negatiewe publisiteit versprei oor jou besigheid.

Versamel al van die feite van die situasie. Die laaste ding wat jy wil doen, is om `n vormbrief wat versuim om al die besonderhede van die situasie aan te spreek skryf. `N woedende of Jilted kliënt wil sien dat jy die tyd geneem het om persoonlik verstaan sy klagte en dat jy eintlik omgee. As dit moontlik is, praat met almal wat die voorval gesien het as daar verskeie werknemers wat betrokke is. Dit is belangrik, want as jy net oogpunt een personeellid se kry, kan dit skeef wees as hy nog mal oor dit of by die kliënt.

Vra om verskoning onmiddellik in die brief. Moenie doekies omgedraai met idle gesels aan die begin. Die eerste sin moet betrek "Ons is jammer" in een of ander vorm of `n mode. Jy kan enige ander langdradig smoothing voeg oor in die res van die liggaam van die brief, maar hou eerste dinge eerste en so gou as moontlik vra om verskoning.

Wys empatie vir situasie van die kliënt se. Sê dat jy jammer is dit belangrik, maar daar stop kan seermaak die kanse van hom inkopies saam met jou weer, as hy kan dink dat jy net om verskoning te vra omdat jy moet. Gaan na besonderhede. Byvoorbeeld, as die kliënt `n skinkbord van voedsel is kortsluiting vir `n slaapplek orde, verduidelik hoe jy verstaan hoe skaam hy kan voel omdat hy probeer om te beïndruk nuwe kliënte by sy besigheid vergadering.

Bied iets kompenserende indien enigsins moontlik. Verleen, het jy nie wil hê dat die winkel weggee, maar die ekstra geld wat jy spandeer of verloor in die tussentydse is die moeite werd as jy haar begunstiging te beveilig vir die komende jaar. Sê dat jy jammer is, is goed, met besonderhede oor jou empatie is beter, maar bied iets tasbaar vir haar moeilikheid is goue.