Wat is die voordele van `n Goeie Records Management System?

Maak nie saak watter tipe besigheid jy bedryf, sal jy nodig het om in staat wees om rekords op te spoor deur jou maatskappy in stand gehou word. Daardie rekords moet akkuraat te wees, te, veral as hulle aangehou word om te voldoen aan plaaslike, staats-of federale regulasies. Twee belangrikste komponente van `n goeie rekords management system is tydigheid en akkuraatheid.

Moet nie nalaat om `n goeie rekords management system in plek. Jy wil nie te lank vir `n dokument of inligting terwyl jou baas of `n kliënt is wat wag om te soek. Verwaarlosing soos hierdie is `n tyd verwoester en toon `n gebrek aan organisasie.

Kliënte wil maatskappye wat goed georganiseer om hul saketransaksies te bestuur, base wil georganiseerde en doeltreffende werknemers. Dit kan red maatskappye en kliënte geld om in staat wees om toegang te verkry tot noodsaaklike papierwerk spoedig, maar hulle kan dit nie doen as rekords is nie in `n goeie toestand en korrek is.

Die handhawing van `n goeie rekords management system instills vertroue in jou kliënte oor jou vermoë om in te samel, te berg en te herwin inligting wat hulle kan dadelik nodig het. Daarom, `n goeie rekord bestuur behels beide korrekte data-insameling en samestelling so veel as dit nie stoor en herwinning van data.

Akkurate, tydige en maklik toeganklik rekords help jou maatskappy om deel te neem in hulpbron pooling met ander besighede en entiteite. Dit word gesien in beroepsrigtings soos finansies, waar `n bank kan deel goedgekeurde name en adresse van kliënte vir krediet uitbreiding bied van hul geaffilieerde verband en belegging arms.

Beleggings is tyd-sensitief, so as jou bank of maatskappy het `n lag in toegang tot data of onakkurate inligting van die kliënt dit kan beïnvloed down-the-line verkope vir ander affiliasies.

Sommige rekords bestuur word bepaal deur beheerliggame, soos die IRS of die staat inkomste belasting owerhede. Met slordige of swak rekords bestuurstelsels in plek kan `n nadelige invloed op `n besigheid se vermoë om hierdie wetlike vereistes te voldoen. Goeie rekord bestuurstelsels, aan die ander kant, bied die volgende voordele vir werkgewers wetlik: toegewy protokolle wat sal verhoed dat wettigheid mislukkings, behoorlike toesig te permanente verlies van data of misplacement daarvan en tydige aanmanings oor verslagdoening inligting as wat nodig is om regsentiteite te voorkom.

Volgens die Nasionale Argief van die federale regering (NARA), een van die voordele of voordele van `n goeie rekords bestuur stelsel is dat dit skep bevry die kantoor omgewing ruimte omdat rekords wat dormant geword en is verskuif na ander plekke, vir die berging van doeleindes.