Rekordbestuur ouditprosedures

As kliënt privaatheid vereistes groei en as opkomende tegnologie bied nuwe beskerming van data uitdagings, pro-aktiewe rekords bestuurspraktyke word goeie besigheid. Ouditering `n rekord bestuursprogram beteken ondersoek beleid `n maatskappy se en vergelyk dit aan sy praktyke, asook die ondersoek van die doeltreffendheid van elke.

`N doeltreffende rekordbestuur beleid eerste vervul enige regulatoriese vereistes, soos belasting rekords behoud of kliënt inligting toegang reëls wat vereis word deur `n kredietkaart verwerker. In die tweede plek, dit dien as `n beginpunt vir die doel `n maatskappy se rekords bestuur prestasie. Hierdie aspekte van die beleid lei die ouditering moeite en omvang, as die ouditeur wedstryde eers die punte van die wet of ooreenkomste te verseker elke aangespreek voor evaluering ywerig `n maatskappy volg die doel praktyk.

Die behoud van rekords het beide wettige en operasionele oorwegings. Die ouditeur sal bevestig dat `n maatskappy voldoen aan Internal Revenue Service behoeftes, oor die algemeen sewe jaar vir die meeste belasting-verwante dokumente. Ander tydlyne van rekords behoud is in vergelyking met die maatskappy se beleid voorsiening. Dit kan die vorm van `n eenvoudige datum tjeks van argief materiaal neem om te verseker dat die oudste rekords ooreenstem beleid vereistes. Beskikking praktyke ondersoek deur die ouditeur om tydige en behoorlike vernietiging verseker. Die ouditeur sal kyk vir `n bewys dat die stoor en verkoop skedules is beskikbaar vir werknemers.

Behou rekords is van weinig nut as jy wil inligting nie opgespoor kan word in `n tydige wyse. Die ouditeur sal toegang deur versoek inligting en evaluering van sy herwinning doeltreffendheid te toets. Byvoorbeeld, kan die ouditeur nut fakture vanaf Maart 2013 of kasregister bande versoek van Desember 2011. Toegang tot sekere rekords is ook getoets. Kredietkaart maatskappye vereis dat kaarthouer data veilig gestoor word, met beperkte toegang tot mense wat die inligting nodig het. `N ouditeur kan `n ongemagtigde werknemer vra om kredietkaart strokies te haal vir `n bepaalde tydperk, byvoorbeeld, om die integriteit van sekuriteit te toets.

Met baie sake-inligting nou gegenereer en gestoor in elektroniese vorm, sal die ouditeur digitale rekords bestuur te evalueer met die oog op dieselfde beginsels van behoud, kruip en toegang. Sekuriteit van inligting portals soos e-pos en webtuistes sal ondersoek word vir data-enkripsie funksies. Netwerk of wolk stoor integriteit en toegang is nagegaan. Waar digitale rekords geskep uit skanderings van oorspronklike papier dokumente, sal die ouditeur verseker dat verifikasie prosedures is in plek voor papier rekords is vernietig.