Rekord bestuursriglyne

Suksesvolle rekord bestuurstelsels veilig rekords op te slaan en skep `n organisatoriese metode vir die skepping, instandhouding, gebruik en verkoop van rekords. Die skepping en voortdurende opdatering van rekord riglyne bestuur is noodsaaklik vir die handhawing van die integriteit van die stelsel. Met riglyne vir inligting vereistes, insette metodes, stoor tydlyne en Friends, sekuriteit regulasies en akkurate verslagdoening, kan jy `n effektiewe rekord bestuurstelsel skep.

Ontwikkel riglyne vir watter tipe inligting jou maatskappy wil en moet winkel. Dit moet die volgende insluit kontrakte, werknemer lêers, inlywing dokumente, kliënt rekords, regulerende data, finansiële rekords en enige ander relevante inligting wat nodig is deur die besigheid. Stel hierdie lys deur konsultasie met verskeie departemente om volledigheid en nakoming te verseker om elke funksionele behoefte. Hersien die finale lys met regsverteenwoordiger jou maatskappy aan daardie inligting wat nodig is om wetlike verpligtinge na te kom is ingesluit in jou rekord bestuursriglyne stoor verifieer.

Ek dink `n metode vir rekord insette vir elke rekord tipe. Rekords kan wees insette hand, ingevoer uit aanvullende stelsels of insette deur `n skandering stelsel. Hierdie insette metodes moet betroubaar en veilig wees. Vir elektroniese handel, sit in ontslag tjeks wat verseker akkurate oordrag. Vir handleiding insette, inisieer `n stelsel van kwaliteit kontrole om akkuraatheid te verseker.

Aanwys stoor tydlyne vir elke tipe van rekord het in die stelsel. Tydlyne moet in ag neem wetlike verpligtinge, data-stelsel beperkings en funksionaliteit. Vir selde-toeganklik rekords, oorweeg `n aanvullende stoor stelsel wat af en toe toegang tot rekords laat. Hierdie rekords kan saamgeperste vir die vermindering van die stoor behoeftes. Stoor rekords weg van jou primêre rekord stelsel kan dikwels gebruikte rekords vinniger te trek. Jou rekord bestuursriglyne moet die volgende insluit roetine Friends prosedures en verkieslik off-site dubbele stoor van kritieke rekords.

`N in-diepte sekuriteit plan is `n noodsaaklike deel van jou rekord bestuursplan. Groep rekords in sekuriteit-klassifiseerbaar groepe en veilige, wagwoord-beskermde toegang tot die behoorlike werknemer groepe toewys. Dit sekuriteit ondersoek moet ook van toepassing op elkeen toegang tot insette data het, uit te voer onderhoud en gebruik of rekords te vernietig. Gereeld hersien sekerheidsklaring aan die nakoming van maatskappy en regulatoriese verpligtinge te verseker. Inkorporeer sekerheidsklaring in nuwe werknemer prosedures en beëindig werknemer prosedures.

Roetine verslaggewing moet `n deel van jou rekord bestuurstelsel wees. Hierdie verslae moet die volgende insluit lyste van gebruikers wat sensitiewe inligting het toegang tot, enige veranderinge in sekerheidsklaring, fout verslag vir onvolledige rekords, en rekords wat onderhewig is aan beskikking is. verslae vir enige kritieke data gebiede toe te voeg.