Dokumentasie behoeftes van `n Small Business

Dokumentasie is wat nodig is om `n besigheid te bedryf, of dit nou klein of groot, en dit is `n nuttige bron vir die dop van transaksies en projekte. Klein besighede het dikwels `n baie klein transaksies, en dit kan moeilik wees om verpligtinge te spoor en te bekragtig elke transaksie as hulle nie in `n bepaalde formaat is aangeteken. Wat jy nodig het dokumentasie oor elke aspek van jou bedrywighede, want dit help jou monitor en die vordering van jou besigheid te evalueer, stawende bewyse, finansiële state opstel en identifiseer die bron van inkomste.

Elke entrepreneur of klein-sake-eienaar moet besigheid vordering te monitor om te verseker verskeie transaksies en bedrywighede uitgevoer word soos beplan. Behoorlike dokumentasie bied `n volledige opsomming van `n besigheid en help jou verbeteringe aan te bring as die besigheid groei. Byvoorbeeld, moet jy begrotings vir sakeprosesse te dokumenteer. Jy kan dan evalueer werknemer en die maatskappy se prestasie op grond van hierdie dokumente. Jou evaluering kan jou help om nuwe strategieë te ontwerp vir groei en identifiseer nodige verbeterings in besigheid prosedures en verbeterings in prestasie werknemer.

Permanente lêers is dokumente wat jy hou vir `n onbepaalde tydperk. Dit sluit in sake beleid, kaarte van rekeninge, versekeringspolisse, werknemer pensioen rekords en Real Estate rekords. Hou belasting rekords permanent. Jy kan gebruik afgelope rekords om jou te help met die huidige belasting verslagdoening aan die Internal Revenue Service, en jy dalk nodig het om wysigings te maak. Hou rekords van jou bates soos geboue en maatskappy voertuie in jou permanente lêer vir so lank as wat jy die eiendom. As jy ontslae te raak van die eiendom, jy moet nog steeds dokumentasie daarvan hou vir nog vier jaar. As jy werknemers het, hou voordeel en pensioen plan inligting onbepaald.

Dit is van kardinale belang dat jy in stand te hou beleid lêers om te verseker dat die besigheid bedryf sy aktiwiteite in ooreenstemming met etiese standaarde en toepaslike wette en regulasies. Byvoorbeeld, kan `n werknemer handboek dien as `n menslike hulpbron beleid lêer. Dit bevat waarskynlik verwagtinge van die maatskappy se vir werknemer gedrag. Dit kan ook aan te spreek etiese beleid van die maatskappy, die aanspreek van die vereiste vir werknemers om integriteit, regverdigheid, respek en eerlikheid te handhaaf terwyl die uitvoer van sake-aktiwiteite. Dit mag dalk ook kliëntediens beleid wat handel oor die houding van die werknemers se rigting kliënte. Spesifieke departemente of funksionele gebiede in stand te hou hul eie beleid. Byvoorbeeld, kan die rekeningkunde en finansies gebied beleid oor die behandeling van finansiële state, maand-einde sluitings, verskaffer betalings en die nakoming van belasting wette het.

Of jy kies self-made sigblaaie, spesiale sagteware of `n papier transaksie boek, finansiële dokumentasie is noodsaaklik vir oorlewing jou besigheid. Jy sal baie finansiële rekords te hou, en hulle sal dien as stawende dokumentasie vir besigheidsverwante transaksies. Breed, hulle sluit betaalstaat rekords, versekeringskontrakte vir jou eiendom, en, as jy `n vervaardigingsonderneming, inventaris registreer. Jy moet ook vaste-bateregister en plant en dokumentasie toerusting. Boeke van rekeninge ontvangbaar en krediteure, rekords wat verband hou met aankope en uitgawes, bruto kwitansies en belasting rekords is ook noodsaaklik.

Jy sal `n goeie dokumentasie moet akkuraat belastingopgawes in te dien aan die einde van belasting tydperke. Relevante dokumente en rekords sluit kwitansies, gekanselleer tjeks, detail van eiendomme en beleggings, en ander dokumente wat as bewys van jou aktiwiteite kan dien. Hoe lank jy hou hierdie rekords is afhanklik van die inligting binne die rekord. Byvoorbeeld, as jy binne die tydperk tot `n belasting wysiging lêer, hou al stawende dokumentasie vir daardie wysiging tot ná die tydperk verstryk. Hou ook al stawende dokumentasie totdat die tyd verby waartydens die IRS belasting kan evalueer op jou inkomste. As jy nie `n terugkeer te dien, moet jy dokumentasie onbepaald te hou.