Die Voordele van `n Numeriese Filing System

Alle organisasies vereis goeie rekords bestuur, vanaf die tyd rekords gegenereer totdat hulle versoen die stelsel. Bestaande of swak beplande liasseerstelsels lei tot probleme in die indiening en die herwinning van rekords of `n gebrek aan doeltreffendheid in die bestuur van die vloei van inligting. Hulle kan ook die opstel van regskwessies as gevolg van verlore rekords of slordige rekordhouding. Goed ontwerpte liasseerstelsels diens alfabetiese, alfanumeriese of numeriese gekodeerde etikette, genereer doeltreffende rekordbestuur en die vervaardiging van meer professioneel hardloop organisasies.

Numeriese liasseerstelsels toewys nommers om elke lêer of rekord wat inligting. Numering kan gemaak word uit die rekord self (dit wil sê, bestelling getalle), nommering lêers in orde van rekord geslag (van 1 tot 1000), met behulp van deursnee nommers waar lêers getel onder afdelings - of kategorieë - as 100, 200, 300, ens ., behoort aan spesifieke onderwerp subopskrifte of die gebruik van desimale (soortgelyk aan die Dewey desimale stelsel). Numeriese liasseerstelsels dikwels sluit `n lêer indeks om te help in `n rekordtyd herwinning.

Numeriese kodering laat verskuif van hele afdelings van rekords, terwyl die handhawing van behoorlike volgorde. Rekords word agtereenvolgens geliasseer, van links na regs en bo na onder. Reguit-numeriese lêers georganiseer in agtereenvolgende, stygende orde - die laagste tot die hoogste getal. Duplex-numeriese lêers het twee of meer aantal stelle, geskei deur koppeltekens, kommas of ruimtes, en geliasseer deur die opening stel, gevolg deur daaropvolgende nommers. Chronologiese-numeriese stelsels indeks lêers deur jaar, maand en dag. Terminale-syfer-numeriese stelsels toelaat vir groepering lêers op die rakke, organisering lêers deur die laaste aantal (2-4 syfers lank) as die primêre indiening element, en die indiening van rekords agtereenvolgens deur verlede nommer, middelste getal, dan eerste getal. Rakspasie vereistes kan maklik bepaal word deur die groepering van rekords deur numeriese afdelings - 10s, 100`e, 1000 van rekords per rak of rakke eenheid. Daarbenewens is rekord organisasie verder aangevul deur `n lêer kruip.

Hoë-volume liasseerstelsels - lêers opgespoor en dikwels weer geliasseer - gekombineer met kleur-gekodeerde etikette maak lêer herwinning en re-planke vinniger en uit te skakel verwarring waar die aantal in volgorde val. In terminale-syfer stelsels, byvoorbeeld, die finale getal is gekodeer met een kleur, die middelste getal kry `n aparte kleur en die eerste nommer kry sy eie kleur. As die eerste, middelste en laaste aantal veranderinge, so ook die kleur. Die kleur tree op as `n visuele aanduiding van spoed en doeltreffendheid in die indiening verhoog.

Numeriese liasseerstelsels gekombineer met kleurkodering toename rekord indiening en herwinning spoed - selfs wanneer die herwinning van `n lêer beteken verwys in `n indeks om die lêer nommer identifiseer - want die lêer klerk het `n onmiddellike bewustheid van lêer plek deur `n lêer groep. In die geval van organisasie samesmeltings, waar die individuele organisasies het verskillende nommers stelsels, moenie die numeriese kodes nie nodig het om te verander. lêers toe te voeg tot die lêer kamer is vinniger omdat kleiner genommerde lêers (6-syfer) word in bewaring gehou aan die linkerkant van hoër getel lêers (7-syfer).

Numeriese liasseerstelsels positief spesifieke rekords te identifiseer terwyl die handhawing van vertroulikheid, wat is veral belangrik in mediese, kliënt en werknemer rekords, deur die uitskakeling van enige persoonlike identiteit merkers. Numeriese liasseerstelsels geredelik aan HIPAA reëls.