Wat is Argief van dokumente?

Argief van dokumente is die stoor van dokumente wat nie meer in aktiewe gebruik, maar organisasies moet hierdie dokumentasie as `n tipe van historiese rekord te hou. Tipies, organisasies en besighede argief dokumente, maar individue kan ook dokumentasie argief vir verskeie redes. `N Reeks oorwegings en metodes assosieer met die Argief van dokumente. In sommige gevalle, sal `n organisasie `n stel van goed gedefinieerde beleid vir die bestuur van dokumentasie, waarbinne die organisasie beskryf `n Argief prosedure het. Organisasies kan argief verskillende tipes media, insluitende elektroniese, met relatiewe gemak.

Organisasies argief dokumente vir `n verskeidenheid redes, in die meeste gevalle met betrekking tot die algehele doel of rol van die organisasie. Dikwels organisasies argief dokumentasie, want dit is van kulturele of historiese belang. Alternatiewelik kan `n besigheid `n wetlike of finansiële rede vir die behoud van `n betroubare rekord van die verlede dokumentasie, waarvoor Argief is die mees doeltreffende bestuur metode het.

Enige organisasie met `n behoefte aan die Argief van dokumente moet versigtig oorweeg sy prosedures. Besluit watter dokumentasie moet die argief, beide in terme van die verlede en die voortgesette bedrywighede, is natuurlik die primêre oorweging. Vir die deurlopende dokumentasie `n organisasie produseer, kan die organisasie kom by `n soort van skedule vir argivering. Argief metodes ook wissel, en die opmars van rekenaartegnologie het `n rykdom van nuwe gereedskap ingevoer, wat doeltreffende, koste-effektiewe oplossings in baie gevalle.

Soos van 2011, het sagteware gereedskap vir die Argief van dokumente toegeneem, gee organisasies meer geleenthede na argief teen `n laer koste. Organisasies kan sagteware Argief gebruik as `n instrument, nie net vir dokumente wat hulle slaan in elektroniese vorm, maar ook vir papier dokumentasie en ander media. Organisasies kan scan of omskep nie-digitale items vir die stoor in elektroniese vorm, die vermindering van die bedrag van fisiese ruimte wat nodig is vir effektiewe rekordhouding.

Risiko`s inherent in enige dokument Argief stelsel, en organisasies moet hierdie in ag neem wanneer hulle organisatoriese Argief beleid te skep. Die voordeel van die stoor van dokumente in elektroniese vorm is slegs geldig indien die argiewe is veilig. Organisasies moet dus voldoende voorsorgmaatreëls om die stabiliteit en sekuriteit van `n argief, wat geberg tools en dienste adres op verskillende maniere te beskerm in diens.

Die voordele van `n effektiewe Argief van dokumente stelsel het toegeneem met die koms van tegnologiese oplossings. Elektroniese rekords te beset minder fisiese ruimte en, in sommige gevalle, kan nie eens in die belangrikste perseel van `n besigheid of organisasie woon. Byvoorbeeld, kan `n paar organisasies `n eksterne dokument bestuur diens te gebruik. Nog `n voordeel vir die gebruik van elektroniese rekords is dat organisasies maklik en vinnig argief inhoud beskikbaar kan maak wanneer dit nodig is, dikwels in `n soekbare elektroniese formaat.