Hoe om Workflow Track in `n papierlose kantoor

A papierlose kantoor kan die omgewing help, maar dit kan proses hoofpyn skep as `n voldoende workflow stelsel nie in plek gestel word. Beweeg alles in die digitale ruimte vereis stigting dokument beheer en workflow prosedures wat niks te verseker verlore in die oorgang. Wanneer fisieke in-bokse verdwyn na die asblikke van die geskiedenis, moet virtuele kinders te vervang.

In `n papierlose kantoor, die doel is om alles moontlik aanlyn te beweeg. Gedrukte dokumente geskandeer en geplaas in `n gedeelde plek op jou rekenaar stelsel waar gemagtigde gebruikers hulle kan toegang. In bykomend tot die voordele vir die omgewing, kan `n goed bestuurde papierlose kantoor inligting makliker te vind as in die tradisionele lêerstelsels maak. Dopgehou in `n virtuele argief stoor ouer dokumente, sodat hulle nie gereeld besoek gebiede warboel, maar nog steeds beskikbaar wanneer dit nodig is.

Beweeg werknemer skedules in `n gedeelde kalender kan werkgewers na die vakansie tyd en ander sake wat die werkskedule raak te bestuur. Dit kan ook mede-werkers om vergaderings en ander geskeduleerde gebeure op te spoor. Spanne wat werk agenda deel in staat is om te monitor wat is in en wat is uit die kantoor en kan workflow struktuur op projekte met dit in gedagte. In staat is om te sien dat sleutelrolspelers op pad na `n konferensie aan die einde van die week, byvoorbeeld, kan iemand motiveer om die konsep van `n sleutel dokument of kontrak vinniger afgehandel te kry sodat die belanghebbendes die geleentheid om hul insette te bied voor sal kry die inhoud is voltooi.

Papierlose kantoor moet `n stelsel wat mandate hoe dokumente moet in stand gehou word en gestoor word. Skep `n dokument naamkonvensie en lêerstruktuur om dokumente maklik om te vind. Dokument bestuur stelsels dikwels voorsiening te maak vir beide "uitcheck" en dop veranderinge. Dit voorkom dat verskeie mense van die werk op `n dokument op dieselfde tyd en toelaat weergawe beheer. Oplê wat dokumente in die gedeelde plek opgedateer verminder die probleme wat voorkom wanneer gebruikers `n lêer af te laai, maak updates en stuur dié uit via e-pos en dan versuim om die amptelike weergawe huidige te hou.

Projek bestuur sagteware help spoor projek mylpale en sperdatums. Jy sal `n stelsel wat hou van take en projek skedules kan hou en kan werknemers om aan te dui wanneer iets afgehandel moet. Kennisgewings moet iemand te waarsku wanneer `n nuwe taak moet haar aandag. Individue kan hul eie projekte te spoor, terwyl bestuurders `n holistiese blik op wat tans regdeur die span gedoen kan kry en weer toe hulpbronne as wat nodig is. Projekte moet digitaal argief sodra dit voltooi is, saam met lesse wat geleer is, so die oordrag van kennis kan maklik voorkom wanneer `n soortgelyke projek begin later.