Hoe om `n Elektroniese Law Office Ontwerp

Wet kantore met elektroniese liasseerstelsels moet doeltreffende beskerming Friends. (Foto: Beeld rekenaar deur martini van Fotolia.com)

As vandag se regsfirmas toenemend staatmaak op wetlike tegnologie en rekenaar sagteware programme vir organisasie van inligting en dokumente, het die wet kantore oorgang ondersoek na papierlose stelsels. Elektroniese wet kantore, ook bekend as digitale wet kantore, laat prokureurs te slaan en hersiening dokumente met groter doeltreffendheid. Prokureurs en kliënte gelyk geniet die voordele van `n elektroniese kantoor wet. Prokureurs reeds met behulp van rekenaartegnologie vir regspraktyk bestuur kan `n elektroniese kantoor wet te ontwerp.

Dinge wat jy nodig het

rekenaar
Netwerk lêerbediener
Document imaging skandeerder

Kies `n dokument beelding formaat om te gebruik wanneer die skandering van papier dokumente en die omskakeling van hulle in digitale lêers. Oorweeg lêergrootte en verenigbaarheid met ander prokureur rekenaarprogramme-gegewe hierdie oorwegings, baie wet kantore skep Portable Document Format (PDF) lêers. Kies `n dokument beelding skandeerder, identifiseer die aantal skandeerders wat nodig is vir die grootte van jou praktyk en kies plekke in julle wet kantoor waar jy die skandeerders kan koppel aan die netwerk, terwyl sodat personeel om hulle maklik toegang.

Ontwikkel `n elektroniese liasseerstelsel om tred te hou van geskandeer en digitaal-gestoor dokumente hou. Besluit hoe jy verwante lêers, soort digitale lêers in dopgehou sal noem en met die hand te organiseer die dopgehou om hulle duidelik identifiseerbare en toeganklik te hou. Implementeer dokument bestuur sagteware om jou stelsel te outomatiseer as jou praktyk sal te veel dokumente hanteer om voorsiening te maak vir die handleiding elektroniese indiening metodes.

Implementeer firewalls en sekuriteitsmaatreëls op jou kantoor netwerk en rekenaars te bestry rekenaar virusse, spyware, trojans en wurms wat ernstige skade aan jou rekenaar kan veroorsaak en elektronies-gestoor kliënt inligting en geval dokumente uit te wis. Review beskikbaar anti-virus en anti-spyware-sagteware en kies opsies geskik is vir die grootte van jou rekenaar netwerk en jou stelsel vereistes.

Identifiseer netwerk lêerbediener Friends maatreëls om julle wet kantoor te beskerm teen verlies van dokumente as `n natuurramp of rekenaar mislukking was om plaas te vind. Oorweeg of Friends na eksterne hardeskywe is voldoende om jou lêers te beskerm of as jy ook off-site stoor nodig.

Skryf `n kantoor prosedures handleiding wat die ontwerp van jou elektroniese kantoor wet verduidelik en sluit jou beleid op dokument skandering, liassering en bewaring. Sluit in `n kantoor-wye beleid ten opsigte van persoonlike gebruik van die kantoor rekenaarnetwerk, soos vir die aflaai van beslagleggings. Plan opleiding vir jou kantoor personeel en ander prokureurs sodat hulle weet hoe om te voldoen aan die handleiding.