Proses Dokumentasie metodes

Maatskappye gebruik proses dokumentasie om die pad van `n projek vir evaluering en toekomstige verwysing te vang. Proses dokumentasie help `n maatskappy in te onthou en te verfyn vaardighede om die beste praktyke vir elke nuwe projek ontdek. Volgens die Westfall Team, gestandaardiseerde proses dokumentasie is noodsaaklik vir gebruik in opleiding, bestuur en gereedskap ondersteuning. Verskeie metodes bestaan ​​om prosesse te dokumenteer binne `n organisasie.

Die insameling van die inligting is `n belangrike metode wat gebruik word in die proses dokumentasie as dit bied die grootste deel van inligting wat nodig is om die projek te beskryf. Metodes om inligting in te samel, sluit onderhoude, vergaderings en verslae.

belanghebbendes onderhoud of sleutel persone wat betrokke is by die projek om inligting te kry oor hoe hulle die proses te evalueer. Reël teikengroep bespreking vergaderings om die menings van mense direk deur die projek geraak vang. Vereis spanlede betrokke by die projek op berigte dat vordering op take, skedules en aktiwiteite wat verband hou met die projek dop te vul. By te woon en te dokumenteer alle gebeurtenisse georganiseer te bevorder of die projek te bespreek. Gebruik `n notaboek, kamera en bandopnemer (indien nodig) om hierdie vergaderings te dokumenteer. Neem foto`s voor en na afloop van die projek.

Volgens knowledgeleader.com, moet proses dokumentasie sluit `n opsomming, `n gedetailleerde verhaal en `n prosesvloeidiagram. Aan die begin met die opsomming deur `n kort beskrywing van die taak om te vervul deur hierdie proses, die plek van die projek en die teiken te bereik.

Gee `n oorsig van die verskillende vereiste stappe tydens die proses te neem en wie verantwoordelik is vir die voltooiing van elke stap. Hou die opsomming kort en duidelik. Moet nie uitbrei op die trappe te veel. Probeer om die proses dokumentasie om `n minimum aantal bladsye te hou.

Die gedetailleerde verhaal is `n metode om die suksesse en struikelblokke van `n proses te beskryf. Sluit inligting oor wat werklik gebeur het om die doel te bereik, wat veranderinge is gemaak om die oorspronklike plan en hoekom bereik. Beskryf al die faktore en aanwysers wat toegeskryf word aan die sukses van die projek. Hersien die verslae van die spanlede om hierdie faktore te identifiseer. Beskryf enige aspekte van die proses wat failed- wat die struikelblokke is en hoe hulle plaasgevind het. Identifiseer die uitdagings en moontlike oplossings vir mislukking in die toekoms prosesse te vermy.

Organisasies gebruik vloeidiagramme om die proses visueel te dokumenteer. `N Eenvoudige vloeidiagram van `n proses is baie makliker om te verstaan ​​as lang beskrywings.

Vloeidiagramme tipies illustreer die verhouding tussen die verskillende take van `n proses. Stel die prosesvloeidiagram deur die tekens van die belangrikste take binne die proses. Identifiseer die sleutel groepe wat verantwoordelik is vir elke taak en lys hulle op die diagram. Lys die stappe wat nodig is om elke taak op die vloeidiagram te voltooi.