Algemene Kantoor Practices & Prosedures

Het jy al ooit wonder watter soort dinge wat mense doen in `n kantoor? Nodig het om te weet hoe om `n kantoor vlot verloop? Elke kantoor het `n stel reëls, riglyne en prosedures wat elke dag gedoen moet word. Organisasie en herhaling is `n belangrike deel daarvan. Jy moet sekere take daagliks doen, weeklikse, maandelikse of selfs jaarlikse ten einde seker te maak dat alles opgedateer en goed om te gaan vir beide mede-werknemers en kliënte. Kommunikasie is die sleutel in elke suksesvolle kantoor.

Dit is altyd goed om `n kantoor te hou georganiseer en netjies sodat wanneer jy op soek is na spesifieke dinge, het jy nie hoef te veel te doen om uit te vind wat jy nodig het. Die idee vir die praktyk van die gebruik van `n bord kom uit `n lys van algemene kantoor prosedures wat gebruik word deur Yuma Conservation, wat `n suksesvolle besigheid wat `n aantal van die kantoor prosedures en praktyke gebruik dinge glad verloop te hou. Volgens hierdie lys, kan `n bord nie net help werknemers, maar kan ook voordelig vir jou customers- kan inligting plaas en deel dit deur bulletin boards wees.

Op byna elke enkele kantoor, daar is `n kalender iewers in die omgewing. Dit is uiters nuttig wanneer jy wil vergaderings en selfs maatskappy pieknieks en sulke dinge te skeduleer. Volgens Yuma Conservation, kan dit ook nuttig wees wanneer dit kom by jou werknemers en jou kliënte. In die meeste kantore, elke werknemer lessenaar of werk area het `n kalender vir die skedulering. Terwyl dit nie die proses kan wees, is dit goeie praktyk om `n skedule ten einde te hou en hou by dit vir die kantoor glad te laat verloop.

Dit is altyd goed om seker te maak dat elke werknemer het `n unieke gebruikersnaam en wagwoord om aan te meld in hul werk lessenaar rekenaar of ander kantoor rekenaars. Dit word belangrik, want dit gee jou `n metode van die behoud van ander werknemers en nie-werknemers uit jou stelsels asook voorsiening maak vir rekenaargebruik dop. Sagteware vir die veiligheid van maatskappy rekenaars moet in staat wees om voldoende antivirus, enkripsie, data verlies voorkoming, inbraak voorkoming stelsels, firewall, en e-pos sekuriteit te verskaf. Symantec en McAfee is `n paar van die gewilde rekenaar sekuriteit sagteware verskaffers.

Dit is ook goeie praktyk om seker te maak dat jou lessenaar sensitiewe inligting op dit wat ander werknemers of nie-werknemers kan sien het nie. Wanneer jy weg van jou rekenaar, moet jy seker maak dat jy inteken uit jou rekenaar en sluit enige oop lêers. Sekuriteit is die belangrikste deel van `n suksesvolle operasie `n maatskappy se.

Rekenaars speel `n belangrike rol in `n kantoor. Afhangende van die maatskappy te gebruik, kan hulle die belangrikste toerusting vir werknemers wees. Hulle mag sensitiewe materiaal en inligting bevat soos inligting kliënt, produk inligting, inligting werknemer, en maatskappy-inligting. Dit is waarom dit belangrik is om sekuriteit op hulle - soos antivirus, enkripsie, data verlies voorkoming, inbraak voorkoming stelsels, firewall, en e-pos sekuriteit sagteware - om seker te maak dat die inligting wat sterk is verseker waar geen ongemagtigde persoon sal in staat wees om dit te bekom. Internet en e-pos gebruik moet ook beperk word tot slegs vir werk.

Omdat hierdie masjiene is so belangrik, hou hulle in stand gehou in terme van netheid en algemene gesondheid rekenaar noodsaaklik as well. Prosedures kan in plek gestel word vir daaglikse skoon-up en shut-down aan die einde van die werksdag. Daar kan ook prosedures in plek gestel vir maandelikse ondersoeke van die IT-afdeling. Die gebruik van `n skyf defragmenteren program of skyf opruim sagteware op `n gereelde basis sal help met die handhawing van die gesondheid van die stelsel.

Hou rugsteun rekords van alles is net gaan jy baat vind in die einde. Hou rugsteun lêers kan handig te pas kom net in geval iets wees beland gebeur met die oorspronklike lêers. In staat is om die lêers terug te sit is `n goeie manier om `n georganiseerde maatskappy in stand te hou. Prosedures kan insluit om hard-kopie back-ups van digitale lêers, maak sekondêre afskrifte van harde kopieë of later stoor `n back-up van digitale inligting in `n aanlyn plek vir herwinning.

Daar is `n aantal uitgawes in `n kantoor omgewing en die gebruik van kleinkas het `n wyd gebruik praktyk geword. Daar is regulasies wat betrokke is wat verband hou met die gebruik daarvan en items wat toegelaat word om afgetrek word van die kleinkas gelde. `N Voorbeeld van die gebruik en beleid met betrekking tot die kleinkas kan gevind word op die Georgia Tech webwerf. Die maatskappy se kantoor prosedures handleiding gee `n paar algemene riglyne wat op gelyke voet met die prosedures en beleide van die meeste kantore wat kleinkas bied. Volgens Georgia Tech riglyne, kleinkas is vir klein behoeftes wat nie moet oorskry $ 200. Aankope moet van items wees oor `n goedgekeurde lys of binne goedgekeurde riglyne.