Kantoor Bedryfsprosedures

Geskryf kantoor prosedures help besigheid glad verloop en meer doeltreffend. Basiese prosedures uiteen te sit die front-kantoor praktyke: die prosedures, wat voer hulle en wat gedoen word. Kantore het riglyne vir personeel bestuur, kontantdeposito`s, inkomende en uitgaande pos, korrespondensie en terugbetaling.

Die inkomende e-pos oopgemaak en die inhoud is op datum gestempel. Tjeks word in die "neer te lê" bin. Pos is gesorteer volgens ontvanger en geplaas in die persoon se pos bin.

Hy berei die bank deposito en maak afskrifte van die tjeks ontvang. Aanhegsels gekram om die tjek kopieë. Hy lewer die tjeks en deposito strokie kopieë en aanhegsels tot debiteure.

Uitgaande pos is geposmerk en geneem na die poskantoor elke aand.

Beantwoord die telefoon deur die derde ring. Die standaard groet is "Good morning, ABC Company, John praat. Hoe kan ek jou help?" Reageer "Net `n oomblik" en plaas die oproeper op te hou.

Gaan die kantoor kalender vir afwesige werknemers. As afwesig is, vertel die oproeper, en vra of iemand anders kan help. As die persoon is in, kondig die oproeper en die oproep te stuur. As die lyn besig is, vertel die oproeper, en bied stempos of `n geskrewe boodskap.

Boodskappe sluit die naam van die oproeper se tyd en datum, rede vir die oproep, en bel terug nommer. Sit die boodskap in pos slot die ontvanger se.

Standard voorrade is vent en maandelikse bestel. Die kantoor kalender word gekontroleer vir geskeduleer mailings en enige voorrade nodig. Sy berei die kantoor voorsien bestelvorm en die kantoor bestuurder magtig dit voordat dit geplaas word.

Vir nie-standaard voorrade, voltooi `n voorrade versoekvorm en aan die sekretaris.

Sy het verantwoordelikheid vir die kantoor kalender. Wanneer skedulering `n vergadering, check die kalender vir konflikte, en stuur die versoek aan die sekretaris.

Maandelikse mailings vir kliënte, bemarking en bevordering ingeskryf op die kantoor kalender. Werknemers wat verantwoordelik is vir hierdie kan e-pos die datums aan die sekretaris.

reisdatums e-pos, werknemer afwesigheid en vakansies by die sekretaresse.

Reis terugbetaling word weekliks verwerk. Gebruik die goedgekeurde reis vorm. Tik die koste datum, tipe koste en rede vir die koste. Heg leesbare kwitansies vir die uitgawes. Geen bedrae is betaal word sonder `n kwitansie.

Gebruik die goedgekeurde tjek versoekvorm vir onreëlmatige tjeks. Voltooi die begunstigde inligting, die datum wat nodig is, tjek bedrag en die rede afdelings. Verkry goedkeuring van `n bestuurder of die rekenmeester.

Kredietkaarte word maandeliks verwerk. `N Kwitansie word benodig vir elke aankoop. Gee jou naam, die rede vir die koste en ander identifiserende inligting op die ontvangs. Enige koste sonder kwitansies, en persoonlike koste, afgetrek word van betaling van die werknemer se.

Voltooi die kliënt bestellings twee keer per dag afgelewer word by A / R met die gestuur klerk en gefaktureer teen die einde van die werkdag.

Die daaglikse deposito deur A / R ontvang toegepas teen die einde van die werkdag.