Hoe om te skryf `n weiering Brief aan `n kliënt of enigiemand anders

Wanneer jy `n besigheid loop, daar is tye wanneer jy moet nie na `n kliënt, verskaffer of assosieer sê. Doen dit in `n professionele wyse

Stel jou brief op maatskappy briefhoof of stilstaande en die brief van die mees geskikte persoon te stuur in jou organisasie. As daar `n kliënt klagte nommer, bestelling nommer of rekening te verwys, sluit in dat in jou korrespondensie.

Lei met `n positiewe noot, soos bedank die kliënt vir sy of haar versoek, dan kry reg om die punt. Byvoorbeeld, "Dankie vir jou begunstiging en jou onlangse brief met betrekking tot die status van die waarborg op jou model XYZ video kamera. Na uitgebreide navorsing, vind ons ons nie in staat is om die waarborg te eer op jou video kamera soos versoek. "

Gee `n spesifieke rede want waarom jy weier versoek `n kliënt se behoefte. Byvoorbeeld, noem die maatskappy se beleid, te hersien die hoogtepunte van die geval of andersins op te som wat agter jou besluit. Sluit aanhegsels indien nodig, soos afskrifte van kontrakte, waarborge of ander papierwerk wat jou posisie ondersteun. Byvoorbeeld, "As jy sien in die aangehegte waarborg ooreenkoms, hierdie full-service beleid was in effek vir die eerste 12 maande van eienaarskap. Volgens ons rekords, jou kamera gekoop jy drie jaar gelede, maak vandag se eis ongegrond. "

In sommige gevalle is daar geen ruimte vir kompromie of vir die uitbreiding van `n olyftakkie, maar as jy wil hê dat die kliënt se besigheid op die pad te hou, bied `n soort van toegewing te help versag die slag. Byvoorbeeld, "Ons wil graag vir julle `n 25 persent afslag op die aankoop van `n nuwe video kamera bied," of, "Ingesluit, vind asseblief `n $ 50 geskenk kaart wat aflosbaar vir enige elektroniese koop in ons winkel."

In die loop van die bestuur van jou besigheid, kan jy die terme van die kontrakte af te draai met verskaffers, ontken werknemer versoeke vir vakansie tyd of andersins skryf professionele korrespondensie aan ander sakevennote. Volg dieselfde algemene riglyne hierbo beskryf, kleremakery die brief aan die spesifieke situasie.

Sluit jou brief met `n uitdrukking van dankbaarheid vir die bestaande verhouding gevolg deur `n uitnodiging om die saak verder te bespreek indien nodig. Byvoorbeeld, "Dankie vir jou besigheid. As u enige vrae of wil hierdie saak verder te bespreek, voel asseblief vry om my direk te kontak. "