Bankrekonsiliasies & skeiding van pligte

Ten einde verliese wat voortspruit uit werknemer verduistering en bedrog te voorkom, moet sake-entiteite hulself te beskerm deur seker te maak hul interne beheermaatreëls en prosedures is in ooreenstemming met die beste praktyke vir die voorbereiding van bankrekonsiliasies. Hierdie praktyke moet toesien dat geen een persoon of groep het volle beheer oor die voorbereiding en die daaropvolgende goedkeuring van dieselfde bank versoening. Bankrekonsiliasies vergelyk die rekords van `n besigheid met die boeke van sy bank.

Die bankrekonsiliasie proses moet ontwerp word om op te spoor, te ontleed en enige verskille wat ontstaan ​​tussen die kontant boeke van `n besigheid en die rekeningstate wat deur sy bank reg te stel. Die versoening moet so gou as moontlik bereid wees om enige aanpassings aan die boeke van die maatskappy of bank vinnig te maak. Vir doeleindes van beheer, moet die opsteller `n ander persoon uit die Goedkeurder wees, maar beide individue moet onderteken en dateer die versoening ten einde die bestaan ​​van die oop items te bekragtig.

As pligte tussen die voorbereiding en goedkeuring van bankrekonsiliasies nie geskei word van die risiko`s van finansiële verliese grootliks verhoog. Byvoorbeeld, kan `n werknemer wat berei en keur die maatskappy se bankrekonsiliasie hulself skryf `n tjek en keur die plasing van die tjek aan bankstaat die maatskappy se sonder verdere hersiening. Aan die ander kant, as daar `n aparte resensent, die werknemer sal nie in staat wees om die misbruik van fondse om weg te steek.

Die Sarbanes-Oxley-wet van 2002 gestig formele prosedures vir korporatiewe bestuur, insluitend die tipe van interne beheermaatreëls wat nodig is vir die finansiële bewaring van sake-entiteite. Hierdie interne beheermaatreëls vereis dat die skeiding van pligte vir die opname of verslagdoening van transaksies teenoor die goedkeuring en magtiging van dieselfde transaksies. Dit help om die verberging van foute en bedrog tydens die normale gang van sake te voorkom en is van toepassing op bankrekonsiliasies asook ander hoë-vlak aktiwiteit rekeninge, soos rekeninge ontvangbaar en betaalbaar. Byvoorbeeld, moet die persoon wat verantwoordelik is vir krediteure nie in staat wees om tjeks te verkopers skryf en te versoen die rekeninge betaalbaar boeke met die reg om die versoening te keur.

Die interne, eksterne en regulatoriese ouditeure van sake-entiteite word verwag om gereeld en jaarlikse eksamens van die maatskappy se boeke uit te voer. In hierdie verband, is die interne beheermaatreëls nagegaan word vir die nakoming van die beste praktyke en Sarbanes-Oxley. Die kontant boeke van die maatskappy moet versoen die bankstate volgens die skeiding van pligte konsep dat afsonderlike voorbereiding en hersiening van die bank versoening proses vereis. Versuim om te voldoen aan hierdie voorsorgmaatreëls lei tot ongunstige ouditmenings en regulatoriese sanksies.