Hoe om te neem Boodskap aan `n baas

Vra die oproeper as hy wil graag `n boodskap te verlaat. As die antwoord is "nee," neem `n oomblik om `n boodskap te moedig. Sê vir hom dat jou baas die hele dag sal wees in vergaderings, so bel terug kan die beste opsie nie.

Vra die oproeper om `n gedetailleerde boodskap gee. Sommige bellers sal beantwoord met, "het net haar bel my terug." Ongelukkig kan jou baas nie tevrede wees met so `n vae boodskap. In hierdie geval, antwoord net met, "Sure ding. Wat kan ek vertel haar dit met betrekking tot?"

Versoek om `n volle naam van die oproeper. Voorname kan verwarring veroorsaak vir jou baas. Net vra, "Kan ek jou volle naam?" wanneer die afneem van die boodskap.

Vra vir telefoonnommer die oproeper se. Alhoewel hierdie voor die hand liggend lyk, is dit maklik om die aantal vergeet wanneer gefokus op ander aspekte van die oproep. As die oproeper te gekontak word per e-pos verkies, skryf dit neer as well.

Skryf al van hierdie inligting op afvalpapier as jy die vrae vra. Skryf die datum en tyd van die oproep sowel.

Organiseer jou notas vir die oproep op `n klein stukkie papier. Elke boodskap moet net `n stuk papier te vul. Vermy skryf meer as een boodskap op elke strokie.

Skryf die datum en tyd van die oproep, gevolg deur die eerste en laaste naam van die oproeper aan die bokant van die papier. As sy ook vir haar posisie of verhouding tot jou baas, soos `n rekenmeester of `n verskaffer, skryf hierdie hier.

Maak `n opsomming van die doel van die oproep in een kort sin. Skryf hierdie onder die naam van die oproeper. Wees kort en spesifieke so jou baas nie hoef te wonder wat dit is oor.

Skryf die oproeper se telefoonnommer aan die onderkant van die boodskap.

Skryf "DRINGENDE" in hoofletters op die top-regs hoek van die noot as die oproep baie belangrik was. Die meeste telefoon boodskappe sal nie onder hierdie kategorie val. Dringende boodskappe verwys na familie noodgevalle of besigheid probleme wat `n groot negatiewe uitwerking op die maatskappy kan hê.

Aflos die boodskappe aan jou baas sodra hy beskikbaar is. As jy hom oorhandig elke boodskap, lees dit hardop. Op hierdie manier is daar geen kans dat hy sal `n belangrike boodskap mis.