Hoe om `n foutlose Filing System Skep

Stel jou voor die trek uit `n laai en daarby moeiteloos om die verlangde
lêer binne sekondes. Net `n fantasie? Dit hoef nie te wees nie. Wanneer jy
`n werkende stelsel in plek, die liasseerkabinet van jou drome is
binne jou bereik.

Besluit op `n stelsel van kategorisering en etikettering. Die beste manier om dit te begin is om die papier hope op jou lessenaar sorteer in groups- n patroon sal binnekort na vore.
Noem jou lêer dopgehou met Woorde. Kies die een wat eerste pop in jou gedagtes wanneer jy die materiaal nodig. As jy dink "Agtergrond Stuff" eerder as "Navorsing Materials," gebruik dan die meer informele opskrif. Jy sal die lêer makliker later op te kry.
Lêer vraestelle onmiddellik. As jy kan absoluut nie die tyd neem om `n papier onmiddellik in te dien, op die heel minste hanepoot n lêer naam daarop. Dit sal bespoedig later sorteer en indiening.
Skryf die datum (maand en jaar) jy `n lêer op sy etiket begin. Dit vertel jou hoe lank jy dit gehad het en maak dit makliker om later te reinig. As die lêer kry te vet, net oop `n tweede een met dieselfde naam maar `n nuwe datum, so jy hoef nie eindig met overstuffed langtermyn lêers.
Vind belangrike materiaal vinnig deur kleur-kodering sekere lêer dopgehou. Dit werk die beste as jy reserveer twee of drie kleure vir spesifieke lêer formaat: miskien rooi vir "Crisis Hangende," groen vir "Reis Reëlings" en swart vir "mees irriterende kliënt." Meer as drie kleure word ook moeilik om te onthou, wat die doel verydel.
Hou jou mees geraadpleeg lêers in jou lessenaar lêer laaie of in `n rollende lêer houer wat pas onder die lessenaar of naby daaraan.
Wy deel van jou eerste lêer-kabinet ruimte om `n moeilike kwessie lêer - `n trekklavier lêer met genommerde daaglikse en maandelikse slots. Gebruik die daaglikse slots to-date met betrekking vraestelle in te dien vir die huidige maand, en sit langer afstand materiaal in artikel die toepaslike maand se. Sien 10 Stel `n herinnering System.

Reinig jou huidige lêers, kragtig en sonder genade. Beperk aktiewe lêers twee laaie. As jy begin bekyk `n derde trekker, beskou dit as `n teken dat jy nodig het om terug te gaan deur middel van die belangrikste twee en beweeg meer materiaal te argiewe - of die asblik.

Vestig `n reiniging skedule vir argief lêers. Sit vraestelle jy onseker is oor die wegdoen in `n boks is en kies dan `n datum vir die maak van `n finale, no-draai-terug besluit oor hulle. Merk jou kalender met uitvoering datum die boks se. Wanneer daardie dag kom, gee die inhoud nog een kyk en dan weggooi.

Wenke waarskuwings

Stoor `n paar leë dopgehou op die voorkant van jou mees toeganklike lêer laai so `n nuwe lêer is maklik.
Stoor finansiële rekords van vorige jare in die stoor bokse gemerk deur die jaar. Gaan met die IRS en regs- en rekeningkundige afdelings van jou firma oor hoe lank jy nodig het om hierdie te hou. Wanneer die tyd limiet is up, voed die inhoud van die shredder.
Verdryf die konsep van `n diverse lêer van jou lewe. As iets die moeite werd om in `n lêer gids, dit is die moeite werd om in `n gids wat `n spesifieke etiket het.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante