Hoe op te rig `n Eenvoudige Filing File System

Etiket hang lêer dopgehou in jou lêer kabinet met kategorieë wat verband hou met jou besigheid. Sommige van hierdie kategorieë kan insluit belastings, betaalstaat, huur, utilities, versekering, kantoortoerusting, kliënte, verskaffers, maandelikse verslae en voltooide bestellings. Kyk deur jou papierwerk of maandelikse verslae om te besluit watter kategorieë jy nodig het.

Skep manila dopgehou vir individuele kliënte, verskaffers of kontrakte in elke kategorie. Byvoorbeeld, kan die kategorie kantoortoerusting `n gids vir elke tipe van toerusting, soos rekenaars, kopieerders, posgeld masjien, faksmasjiene en drukkers het. Hierdie dopgehou sal die toerusting huurkontrak bevat of koop ontvangs, waarborg en onderhoud rekords. Lêer alfabeties binne elke kategorie vir `n vinnige herwinning.

Gebruik gekleurde plakkers om spesiale dopgehou etiketteer. Byvoorbeeld, kan jy groen kolle plaas op dopgehou met belasting-aftrekbare kwitansies en oranje kolle op ondernemer dopgehou. Op hierdie manier, as jy per ongeluk `n ondernemer gids lêer met die kliënt lêers, jy het net om te soek na oranje kolle as jy kyk deur die trekker.

Benoem `n gids hang lêer as "Datum Weens" en dan maak manila dopgehou met die nommers een deur 31. As jy fakture ontvang of aanvaar kliënt bestellings, dien hulle volgens die dag van die maand wat hulle verskuldig is. Dit sal help om jou te ontmoet produksie deadlines en betaal jou verkopers op tyd.

Skep manila dopgehou vir die maande van die jaar as jy werk met `n lang-reeks projekte, soos `n projek te aanvaar in Januarie vir April aflewering. Lêer hierdie dopgehou binne die "Weens Datum" hang gids.

Voeg nuwe kategorieë of dopgehou as jou besigheid groei. Hierdie eenvoudige lêer stelsel is uiteengesit genoeg om vinnige herwinning van inligting in staat te stel, sodat jy betyds antwoorde op navrae kliënt, maar maklik genoeg om in stand te hou met `n minimale inspanning.