Ontvangsdame Organisasie Idees

Suksesvolle ontvangsdames in staat is om verskeie take grasieus te bestuur, terwyl dit `n positiewe eerste indruk van hul maatskappye aan gaste, besoekers en potensiële werknemers. Of jy werk in `n klein professionele dienste firma of `n groot multinasionale korporasie, kan die behoorlike organisatoriese vaardighede die sleutel tot die handhawing van `n effektiewe ontvangstoonbank wees. Die beste ontvangsdame organisasie idees te vereenvoudig roetine take en maak gasvryheid meer effektief.

Skep `n vinnige verwysing gidse vir roetine inligting soos gebelde liedjies, kantoor nommers en telefoon uitbreiding lyste. Laminaat hierdie gidse om hulle maklik om vinnig te hanteer en verwysing te maak. Plaas hierdie gidse in `n georganiseerde lêer toe nie in `n aktiewe gebruik. Oorweeg om ekstra kopieë van hierdie gidse om voorsiening te maak op aanvraag. Hierdie gidse sal jy meer doeltreffend te maak en kan jou help om die bespoediging van roetine take soos die oordrag van oproepe.

Maak `n lys van verwagte besoekers vir die dag per afspraak tyd. Sit die persoon se naam en wie jy moet in kennis stel oor hul aankoms. Hierdie lys sal toelaat dat jy jou welkom state aan te pas om besoekers. Byvoorbeeld, wanneer `n gas arriveer jy kan sê, "Welkom, mnr Smith. Me Epps is opgewonde oor jou vergadering." Hierdie tipe van groet maak `n gas meer welkom voel en kan help om die resultate van sy ontmoeting. Hierdie persoonlike welkom is veral nuttig vir werknemer onderhoude. As `n potensiële werknemer voel verwelkom, sal sy meer op sy gemak vir haar onderhoud wees en sal `n meer gunstige siening van die werk vir die maatskappy het.

Maak seker jy het behoorlike rugsteun om jou pligte te dek wanneer jy op breek of siek dae. Maak "oneerlik velle" wat basiese pligte en funksies wat kan gegee word aan iemand wat in te vul vir jou uiteen te sit. Oorweeg die skep van `n formele skedule wat dekking pligte roteer tussen verskillende departemente in jou maatskappy. Hierdie rotasie stelsel sal jou meer kontak met verskeie dele van die besigheid, wat dit makliker vir jou om direkte vrae in die toekoms maak gee.

Skep `n maatskappy plakboek wat positiewe nuus stories en aktiwiteite maatskappy beklemtoon. Handwerk hierdie boeke as jy stilstand hê en plaas dit in jou wagarea vir besoekers om te hersien. Hierdie boeke sal `n konstruktiewe manier vir besoekers aan die tyd om te slaag, terwyl hulle wag vir hul aanstelling en hulle kan help om meer vertroud is met jou onderneming op dieselfde tyd te voorsien. Deur die behoud van jou gaste beset, sal jy in staat wees om jou aandag op ander opdragte en oproepe, wat jou organisatoriese doeltreffendheid verhoog te hou.

Hou verversings binne maklike bereik by jou ontvangstoonbank. Installeer `n klein yskas om koeldrank te slaan onder jou lessenaar of in die wagarea. Het jy `n een-koppie koffie binne bereik, saam met standaard koffie produkte soos suiker en room. Plaas `n skinkbord van gebak op jou ontvangs toonbank, of `n bak hard kerse. Deur met hierdie verversings naby, jy in staat is om warm ontvangs te gas jou maatskappy se lewer sonder die behoefte om die ontvangsarea verlaat.