Hoe om `n conference call Reël

Konferensie oproepe is nuttig vir die reël van `n vergadering met `n groep mense op verskillende plekke wat nodig het om besluite te neem. `N Groep van prokureurs mag nodig wees om te ontmoet en besluit om `n strategie vir die geval van hul kliënt, of `n groep van bachelorettes kan probeer om `n troue stort beplan. `N Konferensie oproep kan `n groep help mense besluite in minute, wat dae kan neem via e-pos en onmoontlik om te doen in persoon kan wees nie.

Dinge wat jy nodig het

• Ontmoet-skedulering sagteware

Identifiseer die mense wat jy nodig het om uit te nooi om die conference call. prioritiseer dan die belangrikheid van bywoning elke persoon se lewe. As daar drie of vier mense bel in jou conference call, prioritiseer die genodigde lys kan nie belangrik wees. Maar as jy nooi ses of meer mense, dit is meer waarskynlik dat daar skedulering konflikte sal wees. Maak seker die belangrikste besluitnemers in staat om by te woon.

Kontak belangrik deelnemers aan skedulering konflikte te identifiseer. Vas te stel of en wanneer die mense uit die dorp sal wees vir `n lang tydperk van die tyd, op `n vliegtuig en beskikbaar te bel in of andersins nie in staat is om by te woon. Reël jou vergadering tyd om hierdie konflikte.

Stuur `n uitnodiging aan alle deelnemers. Gebruik e-pos, Evite of `n ander uitnodiging sagteware program. Microsoft Outlook kan die vergadering te skeduleer, stuur uitnodigings en laat genooides te aanvaar of weier. Jy sal vinnig `n algemene idee van wat kan bywoon en wat kan nie. Die genooides kan voorstelle oor tye wat beter vir hulle werk het, en hulle kan jy ook agenda items te stuur in hul antwoorde op die vergadering versoek. Hersien jou uitnodiging op grond van die terugvoer wat jy ontvang.

Skeduleer jou vergadering met behulp van `n oproep-in diens. Daar is verskeie maatskappye wat spesialiseer in die aanbieding van konferensie oproepe, soos insluitend FreeConference en InstantConference. As jou maatskappy dikwels skedules conference calls, uit te vind of jou maatskappy het `n kontrak met `n bepaalde oproep-in diens.

Stuur die gefinaliseer uitnodiging aan alle deelnemers. Stuur die uitnodiging tot die mense wat die oorspronklike vergadering versoek geweier, in geval hulle later beskikbaar wees. Maak seker dat jy al die relevante inligting in die uitnodiging, insluitend die datum en tyd van die oproep, die land code en telefoonnommer wat deelnemers moet gebruik, asook enige nodige deelnemer kodes sluit. Ook jou kontaknommer sodat deelnemers direk kan kontak indien hulle probleme te skakel in het.