Hoe om te skryf `n RFP dekbrief

Elke versoek om voorstel moet `n dekbrief, selfs al is jou bod bevat `n uitvoerende opsomming. Elkeen dien `n ander doel, en hulle werk saam om nie net `n goeie indruk te skep nie, maar ook om te bewys jy beide die kliënt en vereistes van die werk verstaan. Maar omdat `n dekbrief moet wys jy verstaan ​​sleutel vereistes van die kliënt se sonder om `n mini-voorstel, sommige mense vind dit moeiliker om te skryf.

Jou verhouding met die voornemende kliënt, en soms instruksies in die RFP kit, bepaal of die brief op `n formele of persoonlike toon moet neem. Solank as wat jy eerlik en opreg, persoonlike briewe waarin jy komplimenteer en bedank die kliënt is dikwels die mees doeltreffende. Byvoorbeeld, sluit stellings soos "Ek wil hierdie geleentheid gebruik maak om u te bedank vir al jou hulp" en "jou hulp en leiding bewys van onskatbare waarde te wees" in die liggaam van die brief.

Met behulp van `n briefhoof skryfbehoeftes en `n sakebrief formaat, verdeel die brief in drie afdelings: `n inleiding, `n liggaam en `n kort slotparagraaf. Gebruik `n serif font soos Garamond, Georgia of Times New Roman, soveel mense serif lettertipes makliker om te lees kry. Beperk jou dekbrief aan nie meer as een of twee bladsye.

Maak die dekbrief met `n kort, relevante opening verklaring soos "Ingesluit is die voorstel wat ek jou belowe" of "Ek geniet praat met jou oor jou projekvoorstel." Volg hierdie met `n paragraaf waarin jy volle begrip kommunikeer deur herstatering die spesifieke vereistes ry die RFP. Vertel die leser of die voorstel sluit enige aanhangsels, en indien wel, kortliks aandag vestig op die inhoud, en klaar is met die bekendstelling deur die spesifiseer van die tyd dat die prys kwotasie is geldig.

Sluit enige vereiste inligting, soos jou besigheid se geskiedenis, kwalifikasies of verwysings wat die RFP kan noem in die liggaam van die brief. Fokus die res van die brief op die aanspreek van tot vier sleutel kliënt se behoeftes. Byvoorbeeld, gebruik koeël punte op te som hoe jou produk of diens sal ontmoet belangrikste behoeftes van die kliënt. Dan, uit te brei op elke koeël punt in die res van die paragrawe.

In die slotparagraaf, seker wees om volledige inligting vir die punt-van-kontakpersoon, insluitend naam, titel, adres, telefoonnommer, faksnommer en e-pos adres verskaf. Sluit in `n "volgende stap" of bel-tot-aksie, soos "Ek sal jou kontak later hierdie week om enige vrae wat jy mag hê, te beantwoord" of "Ek sal jou volgende week bel om hierdie voorstel te bespreek" Werk met `n beleefde uitdrukking en jou naam en titel.