Kwalifikasies vir Document beheer

Die veiligheid en veilige bewaring van dokumente begin met die opleiding van personeel en fasiliteit bestuur. Dokument beheermaatreëls bestaan ​​uit die aanvanklike inname om langtermyn-organisasie. Eienskappe te oorweeg wanneer jy aansoek doen dokument beheermaatreëls sluit vertroulikheid en openbare toegang tot lêers, die duur beheer en vernietiging prosedures, fisiese dokument bestuur en elektroniese dokument bestuur.

Bestuur en personeel te bepaal dokument beheer kwalifikasies. Personeel kwalifikasies, agtergrond ondersoeke en beperkings indiensneming afhang van die tipe van dokumente onder beheer van die bestuur. Werknemers wat werk met regsdokumente in stand gehou in `n hof stelsel vereis dat `n kriminele agtergrond ondersoek. Finansiële dokument werkers kan `n finansiële agtergrond ondersoek vereis. Werkers wat hanteer federale, staats, plaaslike, bank en behuising dokumente met persoonlike inligting en sosiale sekerheid nommers tipies vereis ten minste `n minimum agtergrond ondersoek.

Besighede moet veilige fasiliteite gebaseer op die tipe van dokumente onder beheer te voorsien. Enkele dokumente of dokument lêers met persoonlike inligting moet veilig te alle tye. Private organisasies moet besluit watter dokumente moet verseker in beperkte gebiede, of risiko regsaanspreeklikheid vir ongemagtigde toegang tot die private inligting.

`N besigheid moet toegang dokument beheer prosedures van die aanvanklike inname van sensitiewe dokumente. Nie-sensitiewe dokumente kan terloops verwerk. Sensitiewe inkomende dokumente moet-date gestempel te verifieer wanneer die dokument is aan die kantoor wees. `N Ander stempel of metode kan gebruik word vir dokumente elektronies afgelewer, in persoon, per pos of per faks.

`N Dokument met enige persoonlike inligting, insluitend die naam, adres, telefoonnommer, sosiale sekerheid nommer, familie inligting, mediese geskiedenis, finansiële geskiedenis of nie-openbaar persoonlike feite moet hou vertroulik. Dokument kontroles vir vertroulike dokumente of lêers te beperk toegang tot die individu wie se persoonlike lêer dit is of die verteenwoordiger maatskappy wat nodig het om toegang te verkry tot die inligting vir besigheid redes.

Openbare toegang dokumente moet anders as vertroulike dokumente gemerk. Gekwalifiseerde personeel moet opdrag gegee op die minimale vereistes vir toegang. `N Formele proses moet detail hoe `n dokument of lêer kan besigtig word of vrygestel. `N Teken-in vel gebruik kan word, of `n vorm van persoonlike identifikasie kan gehou word totdat die dokument of lêer terugbesorg. Federale en nasionale wette wat beperk of toegang permit moet beskikbaar in gedrukte wees.

Dokument beheer vereis duur beperkings vir die handhawing van dokumente en `n streng riglyne oor veilige vernietiging. Spesifieke bedryf reëls en regulasies kan toepas. Opgeleide personeel te bepaal wanneer en hoe om die dokument te beheer op grond van eienskappe van die dokumente te beëindig. Hierdie eienskappe sluit in die inligting in die dokumente, die ouderdom van die dokument en die doel van die dokument. Die dokumente kan vernietig word nadat die inligting nie meer nodig is, het die bepaalde tyd om die inligting te handhaaf verstryk of die dokument is nie meer nodig vir sy oorspronklike doel.