Hoe lank moet `n besigheid te hou Kredietkaart Kwitansies?

As `n maatskappy moet jy sekere vorme van papierwerk te hou op lêer, soos rekords en fakture indiensneming, vir beide sake-en wetlike redes. In sommige gevalle moet `n handelaar ook afskrifte van kredietkaart kwitansies te hou op die hand vir `n tydperk van tyd. Leer wanneer dit veilig is om hierdie kwitansies gooi in die gang van sake.

Na `n kliënt koop `n produk of diens van jou maatskappy met behulp van haar kredietkaart, jy moet gewoonlik haar te voorsien met `n gedrukte kwitansie vir haar rekords - veral in die geval van `n aangesig-tot-aangesig-transaksie. Die ontvangs bevat die bedrag van die transaksie, die goedkeuring kode, naam van kredietkaart houer en `n plek vir handtekening die kliënt se behoefte. Jy behou ook `n afskrif van die getekende kwitansie vir jou rekords.

As `n saak ontstaan ​​waar die kliënt betwis die kredietkaart koste van jou maatskappy, is jy verantwoordelik, as die handelaar, vir die bewys dat dit geldig is. Een van die eerste items bank die kliënt se versoek is `n afskrif van die kredietkaart ontvangs wat verband hou met die transaksie. Die handelaar diensverskaffer moet ook die getekende ontvangs sien ten einde die dispuut namens jou te ondersoek. As dispuut die kliënt se goedgekeur omdat jy `n afskrif van die getekende verkoopsillustrasie ontvangs nie kan voorsien nie, sal jy het om te duur terugdebitering te betaal en ook verloor die bedrag van die verkope sowel as die produk of diens wat jy verkoop.

As gevolg van die moontlikheid van geskille van kliënte is dit nie wys om te gooi uit `n kredietkaart verkope ontvangs net omdat die transaksie jou handelaar rekening het skoongemaak - selfs al is jy reeds die fondse uit die verkoop ontvang. Banke gee gewoonlik kliënte oor 60 dae op `n aanklag per die Fair Credit Billing Wet betwis. Dit is `n veilige weddenskap aan die kredietkaart ontvangs vir ten minste drie maande te hou. As jy nodig het die verkope kwitansies spesifiek vir besigheid inkomstebelasting verslagdoening redes, hou hulle op die hand vir ten minste ses jaar.

As jy hierdie verkope kwitansies moet hou, stoor dit in `n veilige, geslote plek omdat hulle sensitiewe inligting kliënt bevat. Hou hierdie sensitiewe data buite die bereik van ongemagtigde werknemers en buite individue om kwessies met kredietkaart verwante bedrog te voorkom of te identifiseer diefstal. Jou handelaar dienste ooreenkoms kan spesifieke reëls vir hoe om te bestuur en te stoor sensitiewe kredietkaart data vir kliënte volgens betaling kaart Nywerheid se Data Security Standard riglyne uiteen te sit. PCI DSS is `n organisasie wat leiding met betrekking tot die bestuur van die kliënt kredietkaart data verskaf.